РОССИЙСКАЯ
ФЕДЕРАЦИЯ
ГЛАВА ГОРОДА
КОСТРОМЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 4 июня 2009 г.
N 115-рг
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации города Костромы
|
В целях
регулирования документирования информации и организации работы с документами в
Администрации города Костромы, в соответствии со статьей 11
Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации", руководствуясь статьей 35, частью 1 статьи 47
Устава муниципального образования городского округа город Кострома, обязываю:
1.
Утвердить прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в Администрации города Костромы.
2.
Установить, что нумерация постановлений и распоряжений Администрации,
издаваемых после вступления в силу настоящего распоряжения, продолжает нумерацию
соответственно постановлений распоряжений Главы города Костромы, изданных в
период с 1 января 2009 года по 29 июня 2009 года.
3.
Настоящее распоряжение вступает в силу с 30 июня 2009 года.
Глава города
Костромы
А.А.КУДРЯВЦЕВ
Утверждена
распоряжением
Главы города
Костромы
от 4 июня 2009
года N 115-рг
ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОСТРОМЫ
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации города Костромы
|
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ
1. Общие
положения
1.1. Предмет
регулирования и сфера
действия
настоящей Инструкции
1.1.1.
Настоящая Инструкция определяет правила документирования информации, а также
организацию работы с документами в Администрации города Костромы (далее -
Администрация).
1.1.2.
Положения настоящей Инструкции распространяются на документирование и
организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью
автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.1.3.
Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией,
обязательны для работников всех отраслевых (функциональных) органов
Администрации.
1.2. Обязанности
по исполнению настоящей Инструкции
1.2.1.
Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации обеспечивают
организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией
порядка документирования и документооборота в возглавляемом органе
Администрации.
1.2.2.
Ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) органах Администрации,
обеспечение учета, сохранности, исполнения документов в установленные сроки,
информирования руководителя органа о состоянии их исполнения, ведение и
формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на хранение в
муниципальный архив осуществляется ответственными за делопроизводство
специалистами в соответствии с их должностными инструкциями.
1.2.3.
Методическое руководство организацией делопроизводства, контроль соблюдения
требований настоящей Инструкции, методическое руководство работой с документами
и обучение работников основам делопроизводства возлагается на Управление
организационной работы, документационного обеспечения и связей с
общественностью Администрации города Костромы (далее - Управление
организационной работы).
1.2.4.
Работники Администрации несут персональную ответственность за неисполнение или
ненадлежащее исполнение требований настоящей Инструкции, обеспечивают
сохранность находящихся у них служебных документов.
1.2.5.
Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан передать
документы, срок исполнения которых истекает в его отсутствие, руководителю
либо, по его указанию, другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы
считаются неисполненными.
1.2.6.
При увольнении или переходе на работу в другой отраслевой (функциональный)
орган Администрации сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы
специалисту, ответственному за делопроизводство.
1.2.7. Об
утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения.
2.1. Основные
реквизиты документов
2.1.1.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
а) герб
города Костромы;
б)
наименование органа местного самоуправления, наименование отраслевого
(функционального) органа Администрации, наименование должности лица, издающего
документ;
(в ред. распоряжений
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от
05.02.2016 N 16-рг)
в)
справочные данные об Администрации, отраслевом (функциональном) органе
Администрации;
г)
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Администрации,
отраслевого (функционального) органа Администрации, наделенного правами
юридического лица;
д)
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);
е)
наименование вида документа;
ж) дата
документа;
з)
регистрационный номер документа;
и) ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
к)
адресат;
л) гриф
утверждения документа;
м)
резолюция;
н)
заголовок к тексту;
о)
отметка о контроле;
п) текст
документа;
р)
отметка о наличии приложений;
с)
подпись;
т) гриф
согласования документа;
у) визы
согласования;
ф) оттиск
печати;
х)
отметка о заверении копии;
ц)
отметка об исполнителе;
ч)
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ш)
отметка о поступлении документа в Администрацию, отраслевой (функциональный)
орган Администрации.
2.1.2.
Состав реквизитов зависит от вида и назначения документа.
2.2. Герб города
Костромы
2.2.1.
Герб города Костромы помещают на бланках документов в соответствии с Положением о гербе
города Костромы, утвержденным решением Думы города Костромы от 22 августа 2002
года N 153.
2.2.2.
Воспроизведение герба города Костромы на бланках документов осуществляется в
одноцветном варианте. Размер изображения герба города Костромы составляет 16 x
19 миллиметров.
2.2.3. На
почетных грамотах, дипломах, благодарственных письмах, свидетельствах и иных
подобных документах допускается воспроизведение герба города Костромы в
полноцветном варианте, размер изображения определяется в соответствии с
муниципальными правовыми актами.
2.3.
Наименование органа местного самоуправления,
наименование
отраслевого (функционального)
органа
Администрации
(в ред.
распоряжений Администрации города Костромы
2.3.1.
Наименование органа местного самоуправления приводится в соответствии с Уставом муниципального
образования городского округа город Кострома (далее - Устав города Костромы).
2.3.2. В
соответствии с Уставом города
Костромы органы местного самоуправления города Костромы имеют полное и
сокращенное наименования. Полное наименование используется на печатях с
изображением государственного герба Российской Федерации, а также в иных
случаях, когда в соответствии с законодательством требуется указание на полное
наименование юридического лица. В муниципальных правовых актах, на бланках, в
официальной переписке и иных случаях используется преимущественно сокращенное
наименование.
2.3.3.
Наименования отраслевых (функциональных) органов Администрации приводятся в
соответствии со структурой
Администрации города Костромы, утвержденной решением Думы города Костромы, и
положением о соответствующем органе.
2.4. Справочные
данные об Администрации,
отраслевом
(функциональном) органе Администрации
(в ред.
распоряжений Администрации города Костромы
2.4.1.
Справочные данные об Администрации, отраслевом (функциональном) органе
Администрации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса,
адрес электронной почты.
2.4.2.
Реквизиты почтового адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер
дома, название города, название области, почтовый индекс.
Например:
Советская
ул., д. 1, г. Кострома, Костромская обл., 156000.
2.4.3.
Номер телефона (факса) состоит из групп цифр и включает в себя сокращение
"тел.", "факс", а также указание в скобках междугородного
кода города Костромы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 13.09.2010 N 267-рг)
Например:
Тел.
(4942) 31-22-21.
2.4.4.
Перед адресом электронной почты указывается сокращение "E-mail".
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.5. Основной
государственный регистрационный номер.
Идентификационный
номер налогоплательщика/
код причины
постановки на учет
2.5.1.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Администрации,
отраслевого (функционального) органа Администрации, наделенного правами
юридического лица, проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.
2.5.2.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
2.6.
Наименование вида документа
2.6.1.
Наименование вида документа определяется в соответствии с законодательством, Уставом города
Костромы, Регламентом
Администрации города Костромы, иными муниципальными правовыми актами.
2.6.2.
Наименование вида документа, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией,
печатается полужирным шрифтом кеглем 13 или 14 пунктов (1 пункт равен 0,35
миллиметра) прописными буквами. Допускается писать наименование вида документа
вразрядку.
2.6.3. На
письмах вид документа не указывается.
2.7. Дата
документа
2.7.1.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -
дата заседания, для акта - дата события.
2.7.2.
Дату документа оформляют словесно-цифровым способом в последовательности: день
месяца, месяц, год. Слово "года" печатается полностью.
Например,
05 июня 2009 года.
Не
допускается при переносе слов разрывать число месяца и наименование месяца,
порядковый номер года и слово "года". Допускается упускать ведущий
ноль в указании дня месяца.
2.7.3. В
документах, кроме муниципальных правовых актов и договоров, допускается
оформление даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,
год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными
точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Слово "года" или сокращение
"г." не пишется.
Например,
дату 5 июня 2009 года следует оформлять 05.06.2009.
2.8.
Регистрационный номер документа
2.8.1.
Регистрационный номер муниципального правового акта состоит из его порядкового
номера в течение календарного года, который дополняется через дефис:
а) для
постановлений Администрации по кадровым вопросам - индексом "пк";
б) для
распоряжений Администрации - индексом "рг";
в) для
кадровых распоряжений Администрации - индексом "кг";
г) для
распоряжений заместителей главы Администрации - индексом "рз" и через
дробь римской цифрой от I до V, где:
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
I -
первый заместитель главы Администрации;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 26.05.2017 N 104-рг)
III -
заместитель главы Администрации, курирующий сферу городского хозяйства;
IV -
заместитель главы Администрации - председатель Комитета образования, культуры,
спорта и работы с молодежью Администрации;
V -
заместитель главы Администрации, курирующий в соответствии с должностной
инструкцией сферу правового и организационного обеспечения Администрации;
(абзац введен распоряжением
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
д) для
распоряжений руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации -
индексом "р";
е) для
приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации по
основной деятельности - индексом "пр";
ж) для
приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации по
личному составу - индексом "лс".
К приказам
по личному составу относятся приказы руководителей отраслевых (функциональных)
органов Администрации, принимаемые в пределах предоставленных полномочий, о
приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении, аттестации, повышении
квалификации, присвоении званий (чинов), изменении фамилии, поощрении,
награждении, оплате труда, премировании, различных выплатах, всех видах
отпусков работников, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком,
отпусках без сохранения содержания (заработной платы), дежурствах по профилю
основной деятельности, о дисциплинарных взысканиях, о командировках.
(пп. "ж" введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
2.8.2.
Регистрационные номера для договоров и соглашений являются едиными и
присваиваются в хронологическом порядке. К регистрационному номеру добавляется
через дефис индекс "д".
2.8.2.1.
Регистрационные номера для муниципальных контрактов являются едиными и
присваиваются в хронологическом порядке. К регистрационному номеру добавляется
через дефис индекс "мк".
(п. 2.8.2.1 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
2.8.3.
Регистрационный номер прочих документов состоит из порядкового номера, который
может дополняться порядковым номером заголовка дел по номенклатуре и указанием
на год создания документа.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.8.4.
Регистрационный номер документа, подписанного главой Администрации,
заместителями главы Администрации состоит из порядкового номера заголовка дел
по номенклатуре, индекса "исх", порядкового регистрационного номера и
двух последних цифр номера года, указываемых через косую черту.
2.8.5.
Отправляемому из отраслевого (функционального) органа Администрации документу
присваивается исходящий номер, в котором порядковый номер заголовка дел по
номенклатуре может отсутствовать.
2.8.6.
Регистрационные номера распоряжениям заместителей главы Администрации, в том
числе являющимися руководителями отраслевых (функциональных) органов
Администрации, присваиваются отдельно в зависимости от должности, указанной в абзаце третьем подпункта "г" пункта 2.8.1.
Приказам
заместителя главы Администрации - начальника Управления финансов Администрации,
заместителя главы Администрации - председателя Комитета образования, культуры,
спорта и работы с молодежью Администрации присваивается регистрационный номер
по правилам нумерации приказов руководителей отраслевых (функциональных)
органов Администрации.
(п. 2.8.6 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг; в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 26.05.2017 N 104-рг)
2.9. Ссылка на
регистрационный номер и дату документа
2.9.1.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.9.2.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается в специально
отведенном для этого месте бланка письма.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.10. Адресат
2.10.1. В
качестве адресата могут быть государственные органы, органы местного
самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или
физические лица.
2.10.2.
Адресат печатается в правом верхнем углу документа; при продольном бланке - на
одном уровне с датой и регистрационным номером документа; при угловом бланке -
на одном уровне с наименованием Администрации, отраслевого (функционального)
органа Администрации.
2.10.3. Наименование
государственного органа, органа местного самоуправления, организации,
структурного подразделения указывается полностью, без сокращений, в
именительном падеже.
Например:
Министерство имущественных отношений
Российской Федерации
Управление делами
2.10.4.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед
фамилией. Между инициалами, а также между инициалами и фамилией ставятся
пробелы. Имя и отчество, написанные полностью, указываются после фамилии.
Должность и имя лица, которому адресован документ, указываются в дательном
падеже.
Например:
Генеральному директору
Открытого акционерного общества
"Северные регионы"
В.А.Петрову
или
Дума города Костромы
Председателю
постоянной депутатской комиссии
по экономике и финансам
Соколовой Наталии Александровне
2.10.5.
При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует
указывать обобщенно.
Например:
Главам администраций
городских округов Костромской области
2.10.6.
Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной
строке.
Например:
Генеральному директору
Открытого акционерного общества "Агро"
И.А.Васильеву
2.10.7.
Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование
должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Имя адресата отделяется от
наименования должности интервалом 6-12 пунктов.
2.10.8.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия"
перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем числе
адресатов составляется список рассылки документа, на каждом экземпляре
документа проставляется только один адресат.
2.10.9.
Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых в органы
государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления,
отраслевые (функциональные) органы Администрации, органы местного
самоуправления муниципальных образований Костромской области и постоянным
корреспондентам.
2.10.10.
При направлении документов разовым корреспондентам указывается полный почтовый
адрес в следующем порядке:
а)
название улицы, номер дома, номер квартиры;
б)
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
в)
название района;
г)
название республики, края, области, автономного округа (области);
д)
название страны (для международной корреспонденции);
е)
почтовый индекс.
2.10.11.
Адрес указывается ниже наименования адресата. Сокращения географических
наименований (город, поселок, область и прочее) и наименований геонимов (улиц,
проспектов, площадей, проездов, бульваров, шоссе и тому подобных) не
применяются.
Например:
Государственное
учреждение
Всероссийский
институт
документоведения
и архивного дела
Профсоюзная
улица, дом 82, Москва, 117393
2.10.12.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, имя и отчество в
дательном падеже либо фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Между инициалами, а также между инициалами и фамилией ставятся пробелы. Имя
адресата отделяется от почтового адреса интервалом 6-12 пунктов.
Например:
Образцову А.П.
Садовая улица, дом 5, квартира 46,
город Кострома, 156001
2.11. Гриф
утверждения документа
2.11.1.
Гриф утверждения ставится на документах, утверждаемых муниципальными правовыми
актами, решениями или протоколами заседаний коллегиальных органов, а также в
случаях, если документ требует утверждения должностным лицом, не издающим
муниципальных правовых актов, или если принятие по данным вопросам
муниципальных правовых актов не предусмотрено.
2.11.2.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
2.11.3.
Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из
следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица,
утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы Администрации
города Костромы
личная подпись С.Б.Малова
25.04.2009
2.11.4.
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать
элементы относительно самой длинной строки.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы Администрации
города Костромы
личная
подпись С.Б.Малова
25 апреля 2009 года
2.11.5.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи
располагаются на одном уровне.
2.11.6. При утверждении документа муниципальным правовым актом,
решением коллегиального органа или протоколом гриф утверждения состоит из слова
УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Дата акта
указывается словесно-цифровым способом, слово "года" пишется
полностью.
Например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Главы
города Костромы
от 20 июня 2000 года N 187
или
УТВЕРЖДЕНО
решением комиссии по земельным вопросам
города Костромы
от 05 апреля 2003 года N 14
2.11.7.
При утверждении документа руководителями двух отраслевых (функциональных)
органов Администрации или двух организаций грифы утверждения располагаются на
одном уровне.
2.12. Резолюция
2.12.1.
Резолюция, написанная соответствующим должностным лицом, включает в себя
инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения,
подпись, дату. При наличии нескольких исполнителей указывается ответственный
исполнитель ("Ответственный - "). Если ответственный исполнитель не
указан, им является лицо, названное в резолюции первым.
2.12.2.
При оформлении резолюции на должностном или именном бланке указывается дата и
номер регистрации входящего документа, в отношении которого дается поручение об
исполнении.
2.12.3.
При рассмотрении документа в системе электронного документооборота резолюция
оформляется в соответствующем поле карточки задачи и утверждается электронной
подписью.
(п. 2.12.3 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.13. Заголовок
к тексту
2.13.1.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок
должен быть максимально коротким и точным.
2.13.2.
Заголовок, за исключением заголовка письма, размещается по центру текстового
поля под основными реквизитами бланка.
2.13.3.
Заголовок к тексту документа, содержащему менее восьми строк или к документу,
оформленному на бланке формата А5, допускается не указывать.
2.13.4.
Заголовок печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал полужирным
шрифтом тем же кеглем, которым набран текст. Если заголовок состоит из
наименования вида правового акта (правила, инструкция, положение), то
наименование вида правового акта печатается на отдельной строке прописными
буквами. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов внутри заголовка не
допускаются.
Например:
ПОЛОЖЕНИЕ
об Отделе кадров
Администрации города Костромы
2.13.5.
Заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного, отвечающего
на вопрос "о чем?", например: "Об утверждении...", "О
предоставлении...".
2.13.6.
Заголовок письма печатается в левой верхней части документа под основными
реквизитами бланка. Строка заголовка к письму не должна превышать 80
миллиметров. Объем заголовка не должен превышать 4 строк или 120 печатных
знаков.
2.14. Отметка о
контроле
2.14.1.
Отметка о контроле за исполнением документа ставится в верхнем правом углу
первого листа документа.
2.14.2.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом
"Контроль".
2.15. Текст
документа
2.15.1.
Текст документа печатается на расстоянии трех межстрочных интервалов от
заголовка (18 пунктов). Первая строка каждого абзаца текста печатается,
отступив 15 миллиметров от границы левого поля. Текст документа печатается
через 1 межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman кеглем N 13, табличные
материалы - кеглем N 12. Допускается использовать кегель N 14.
2.15.2.
Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
2.15.3.
Текст документа составляется на русском языке - государственном языке
Российской Федерации. Не допускается использование слов и выражений, не
соответствующих нормам современного русского литературного языка, за
исключением иностранных слов, не имеющих общеупотребительных аналогов в русском
языке.
2.15.4.
Тексты документов оформляются в виде таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур. Таблицы оформляются в соответствии с подразделом 2.16 настоящей Инструкции.
2.15.5.
Если текст содержит несколько решений, выводов и иных смысловых фрагментов, то
его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
2.15.6.
Структурные единицы текста, если иное не предусмотрено настоящей инструкцией,
нумеруются следующим образом:
а) раздел имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами,
после которого ставится точка, имеет наименование. Наименование раздела
печатается по центру страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну
строку с обозначением номера раздела.
Например:
1. Общие
сведения
Точка
после наименования раздела не ставится;
б) подраздел имеет порядковый номер и наименование. Номер
подраздела обозначается двумя группами арабских цифр, разделенными точками, и
включает в себя номер соответствующего раздела, а также порядковый номер
подраздела внутри раздела. Наименование подраздела печатается по центру
страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением
номера раздела.
Например:
1.1. Сведения о
населении
Точка
после наименования подраздела не ставится;
в) пункт
обозначается тремя группами арабских цифр, разделенными точками. Номер пункта
включает в себя номер соответствующего подраздела и порядковый номер пункта
внутри раздела. Пункты печатаются с абзацного отступа. Если разделы не
подразделяются на подразделы, то пункты обозначаются двумя группами арабских
цифр, разделенными точками.
Например:
1.1.1.
Население города Костромы составляет...;
г)
подпункты предусматриваются только при перечислении, обозначаются строчными
буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
2.15.7.
Пункты могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац представляет собой
законченное предложение или несколько предложений. Деление пункта одновременно
на подпункты и ненумерованные абзацы не допускается.
2.15.8. В
документах используют следующие формы изложения:
а) в
документах от имени должностного лица - от первого лица единственного числа
("предлагаю", "прошу");
б) в
документах коллегиальных органов - от третьего лица единственного числа
("постановляет", "решил");
в) текст
протокола - от третьего лица множественного числа ("слушали",
"решили");
г) в
письмах от имени Администрации, отраслевого (функционального) органа
Администрации - от первого лица множественного числа ("просим
направить", "направляем на рассмотрение") или от третьего лица
единственного числа ("Администрация не возражает", "управление
считает возможным").
2.16.1.
Текст таблицы печатается кеглем N 12.
2.16.2.
Таблицы состоят из вертикальных столбцов и горизонтальных строк.
2.16.3.
Столбцы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием. Подзаголовки столбцов грамматически
должны быть согласованы с заголовками.
2.16.4.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы
(наименование столбцов) повторяется на каждой странице. Если столбцы таблицы
пронумерованы, на каждой странице повторяются лишь номера столбцов.
2.16.5.
Строки таблицы могут группироваться в разделы и подразделы, нумеруемые в соответствии
с подпунктами "а" и "б" пункта
2.15.6 настоящей Инструкции. Наименования разделов и
подразделов печатаются через все столбцы таблицы полужирным шрифтом и
выравниваются по центру.
2.16.6.
Строки таблицы должны иметь сквозную нумерацию, независимо от количества
разделов и иных внутренних подразделений таблицы.
2.17. Отметка о
наличии приложений
2.17.1.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, отделяется от
текста 3 межстрочными интервалами (18 пунктов) и печатается с абзацного отступа
следующим образом:
Приложение:
на ... листах, в ... экземплярах.
2.17.2.
Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования,
количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1.
Штатное расписание ... на 4 листах в 3 экземплярах.
2. Смета
расходов ... на 3 листах в 3 экземплярах.
2.17.3.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о
наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение:
письмо администрации Костромской области от 05 мая 2009 года N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 листах.
2.17.4.
Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о
его наличии оформляют следующим образом:
Приложение:
на 3 листах в 5 экземплярах только в первый адрес.
2.18. Подпись
2.18.1.
Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами (18 пунктов) и печатается от левого края текстового поля.
(п. 2.18.1 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.18.2. В
состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и
сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия).
Например,
без бланка:
Начальник Административно-правового
управления Администрации
города Костромы личная подпись А.А.Борисов
или на
бланке:
Начальник
Управления личная подпись А.А.Борисов
2.18.3.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в
подписи не указывают.
2.18.4.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Заместитель главы
Администрации подпись В.Е.Тимофеев
Начальник Управления
делами подпись Г.В.Яковенко
2.18.5.
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи
располагают на одном уровне, например:
Заместитель главы Администрации
Заместитель главы Администрации
подпись
А.И.Иванов подпись М.В.Егоров
2.18.6.
Экземпляры документов (постановлений, распоряжений, писем), остающихся в делах
Администрации, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи
должностных лиц и визы согласования.
2.18.7. В
документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих
документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Например:
Председатель
комиссии подпись К.М.Артемьева
Члены
комиссии подпись Н.В.Куликов
подпись С.П.Петров
подпись В.А.Филатов
2.18.8.
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ (Заместитель начальника Управления,
Исполняющий обязанности начальника Управления) и его фамилия. Не допускается
ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.18.9.
На документах, подписываемых исполняющим обязанности главы Администрации,
реквизит "Подпись" оформляется следующим образом:
Исполняющий обязанности
главы Администрации
города Костромы О.В.Болоховец
На
документах, оформленных на продольном должностном бланке главы Администрации,
реквизит "Подпись" исполняющего обязанности главы Администрации
оформляется следующим образом:
Исполняющий обязанности
главы Администрации
города Костромы О.В.Болоховец
(п. 2.18.9 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.19. Гриф согласования
документа
2.19.1.
Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа слева, ниже
подписи на 36-46 пунктов, и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),
в именительном падеже, личную подпись, ее расшифровку и дату.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник
управления
капитального
строительства
Администрации
города Костромы
подпись
И.К.Петров
12.04.2008
Если
документ согласовывается другим документом, то указывается слово СОГЛАСОВАНО,
наименование документа, подтверждающего согласование, его дата и
регистрационный номер.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол
заседания
Комиссии
по земельным вопросам
города
Костромы
от 30
марта 2009 года N 12
2.19.2.
Если грифов согласований несколько, то они располагаются на отдельном листе
согласования.
2.20. Визы
согласования
2.20.1. В
случаях, установленных Регламентом
Администрации города Костромы и иными муниципальными правовыми актами,
согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза),
включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи
(инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Начальник
экспертно-правового отдела
Административно-правового
управления
Администрации
города Костромы
подпись
С.Н.Петрова
12.02.2009
2.20.2.
Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
(п. 2.20.2 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.20.3.
Визирование проектов муниципальных правовых актов и договоров осуществляется на
отдельном листе согласования, оформляемом в
соответствии с приложением 1 к настоящей Инструкции. Для документов, состоящих
из одного листа, допускается печатать лист согласования на оборотной стороне
документа.
2.20.4.
При согласовании документа в системе электронного документооборота виза
согласования проставляется в соответствующем поле карточки задачи системы
электронного документооборота и подтверждается электронной подписью.
(п. 2.20.4 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.21. Оттиск
печати
2.21.1.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых
документах, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной
подписи.
2.21.2. Оттиск
печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть окончания
наименования должности лица, подписавшего документ, и подлинную подпись.
(п. 2.21.2 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.21.3. В
делопроизводстве Администрации применяются печати:
а) с
изображением герба города Костромы;
б) без
изображения герба города Костромы, но с указанием наименования Администрации,
отраслевого (функционального) органа Администрации.
2.21.4. В
печати с изображением герба города Костромы указывается полное наименование
Администрации, может указываться ее основной государственный регистрационный
номер, идентификационный номер налогоплательщика и иные справочные данные об
Администрации.
2.22. Отметка о
заверении копии
2.22.1.
При необходимости удостоверения соответствия копии документа подлиннику на
копии проставляется отметка о заверении копии.
2.22.2.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита
"Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно";
должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи
(инициалы, фамилия); дата заверения. Допускается копию документа заверять
печатью.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.22.3.
Заверение архивных копий производится в соответствии с правилами работы
государственных и муниципальных архивов, утверждаемыми уполномоченным
федеральным органом исполнительной власти.
2.23. Отметка об
исполнителе
2.23.1.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу. Допускается отметку об исполнителе располагать
на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
(п. 2.23.1 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
2.23.2.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа
либо фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, а также номер его телефона.
Например:
А.В.Жуков
31-55-44
или:
Жуков
Андрей Владимирович
31-55-44.
2.23.3. В
случае адресации документа за пределы города Костромы перед номером телефона
исполнителя в скобках указывается код города Костромы.
(п. 2.23.3 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.24. Отметка об
исполнении документа, поставленного
на контроль, и
направлении его в дело
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
2.24.1.
Отметка об исполнении документа, поставленного на контроль, и направлении его в
дело, включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении.
2.24.2.
Если к документу не приложена копия ответного письма, из которого видно, как
решен вопрос, исполнитель готовит на имя должностного лица, наложившего
резолюцию, служебную записку о том, когда и как исполнен документ, или
прикладывает материалы, подтверждающие исполнение документа.
2.25. Отметка о
поступлении документа в Администрацию,
отраслевой
(функциональный) орган Администрации
(в ред.
распоряжений Администрации города Костромы
2.25.1.
Отметка о поступлении документа в Администрацию, отраслевой (функциональный)
орган Администрации содержит наименование органа, в который поступил документ,
регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и
минуты).
(п. 2.25.1 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
2.25.2.
Отметка располагается в нижней части первого листа документа.
2.26. Нумерация
страниц
2.26.1. В
документах, оформляемых на трех и более страницах, вторая и последующие
страницы должны быть пронумерованы. Лист согласования не нумеруется.
2.26.2.
Номера страниц проставляются по центру верхнего поля арабскими цифрами без
слова "страница" и знаков препинания. В письмах допускается
проставлять номера страниц в правом нижнем углу листа.
2.26.3.
Если документ содержит утверждаемые акты и (или) приложения, то все страницы,
включая утверждаемые акты (приложения), нумеруются последовательно валовой
нумерацией, начиная с первого листа утверждающего (основного) документа. Не
допускается раздельно нумеровать страницы утверждаемых актов (приложений).
2.27. Бланки
документов
2.27.1.
Документы оформляются на бланках установленной формы. Бланки документов
изготавливаются на белой бумаге формата А4.
2.27.2.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь
поля не менее:
а) 20 мм
- левое;
б) 10 мм
- правое;
в) 20 мм
- верхнее;
г) 20 мм
- нижнее.
2.27.3. В
Администрации используются следующие виды бланков:
а) бланк постановления Администрации (приложение 2);
б) бланк распоряжения Администрации (приложение 3);
в) бланк кадрового распоряжения Администрации (приложение
4);
г) бланк распоряжения первого заместителя главы
Администрации (приложение 5);
д) бланк распоряжения заместителя главы Администрации
(приложение 6);
(пп. "д" в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
е)
продольный должностной бланк главы
Администрации (приложение 7);
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
ж)
утратил силу с 1 октября 2013 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг;
з)
угловой бланк письма Администрации (приложение
9).
2.27.4. В
отраслевых (функциональных) органах Администрации города Костромы используются
следующие бланки:
а) общий
продольный бланк отраслевого (функционального) органа Администрации;
б)
угловой бланк отраслевого (функционального) органа Администрации;
в) бланки
распоряжения руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации;
г) бланки
приказа руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации.
2.27.5.
Для исполнения отраслевыми (функциональными) органами Администрации
установленных полномочий могут использоваться иные бланки, утвержденные
приказом руководителя соответствующего органа в соответствии с требованиями
настоящей Инструкции.
2.27.6.
Расположение реквизитов на бланках отраслевых (функциональных) органах
Администрации должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов" и требованиям настоящей Инструкции.
2.27.7.
Продольный бланк отраслевого (функционального) органа Администрации состоит из
следующих элементов, которые выравниваются относительно центра текстового поля:
а)
изображения герба города Костромы в черно-белом исполнении;
б)
сокращенного наименования Администрации - "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА
КОСТРОМЫ", набранного в одну строку прописными буквами шрифтом Book
Antiqua кеглем N 14, отделенного от изображения герба города Костромы
интервалом 6 пунктов;
в)
наименования отраслевого (функционального) органа Администрации, набранного по
возможности в одну строку прописными буквами полужирным шрифтом Book Antiqua
кеглем N 14, отделенного от предыдущей строки интервалом 12 пунктов;
2.27.8.
Угловой бланк органа состоит из помещенных в правом верхнем углу и
центрированных относительно самой длинной строки следующих реквизитов:
а)
изображения герба города Костромы в черно-белом исполнении;
б)
сокращенного наименования Администрации - "АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА
КОСТРОМЫ", набранного в две строки прописными буквами шрифтом Book Antiqua
кеглем N 12, отделенного от изображения герба города Костромы интервалом 6
пунктов;
в)
наименования отраслевого (функционального) органа Администрации, набранного в
две-три строки с прописной буквы полужирным шрифтом Book Antiqua кеглем N 12;
г)
почтового адреса, номеров телефонов и факса органа, адреса электронной почты,
набранных в три строки шрифтом Times New Roman кеглем N 9, отделенных от
предыдущего элемента интервалом 6 пунктов.
2.27.9.
Бланк приказа и бланк распоряжения руководителя отраслевого (функционального)
органа Администрации состоят из следующих элементов, которые выравниваются
относительно центра текстового поля:
а)
изображения герба города Костромы в черно-белом исполнении;
б)
сокращенного наименования Администрации - "Администрация города
Костромы", набранного в одну строку прописными буквами шрифтом Book
Antiqua, кеглем N 14, отделенного от изображения герба города Костромы
интервалом 6 пунктов;
в)
наименования вида документа ("приказ" или "распоряжение"),
набранного в одну строку прописными буквами шрифтом Book Antiqua, кеглем N 16 с
разрядкой 3 пункта, отделенного от предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов;
г)
наименования должности руководителя отраслевого (функционального) органа
Администрации, набранного, по возможности, в одну строку прописными буквами
полужирным шрифтом Book Antiqua, кеглем N 14, отделенного от предыдущей строки
интервалом 12 пунктов.
(п. 2.27.9 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
2.27.10.
Резолюции на входящие документы главы Администрации, заместителей главы
Администрации, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации
оформляются на соответствующих должностных или именных бланках формата А6.
2.27.11.
Документы, создаваемые Администрацией совместно с другими организациями или
создаваемые совместно двумя и более отраслевыми (функциональными) органами
Администрации, оформляются без бланка.
2.28. Унификация
текстов документов
2.28.1. В
Администрации осуществляется унификация текстов служебных документов путем
проведения работ по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения
служебных документов и созданию на этой основе унифицированных форм служебных
документов и (или) универсальных (типовых или примерных) вариантов их текстов.
2.28.2.
Работы по унификации текста служебного документа включают в себя:
а)
унификацию структуры текста посредством выбора последовательности расположения
компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа;
б)
унификацию стилистических средств выражения текста служебного документа;
в)
разработку унифицированной формы и (или) унифицированного текста (связного
текста, трафарета, анкеты, таблицы или их сочетания).
2.28.3. В
Администрации используются унифицированные формы документов, утвержденные
нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми
актами Костромской области, муниципальными правовыми актами города Костромы.
2.28.4.
Унифицированные формы служебных документов, а также универсальные (типовые или
примерные) варианты их текстов включаются в альбомы унифицированных форм
служебных документов. Перечни применяемых в отраслевых (функциональных) органах
Администрации унифицированных форм документов, а также универсальных (типовых
или примерных) вариантов их текстов фиксируются табелями унифицированных форм
документов.
2.28.5.
Альбомы и табели унифицированных форм документов, применяемых в отраслевых
(функциональных) органах Администрации, утверждаются приказами руководителей
отраслевых (функциональных) органов Администрации по согласованию с Управлением
организационной работы, муниципальным архивом. Альбомы унифицированных форм
документов, применяемых в нескольких отраслевых (функциональных) органах
Администрации, утверждаются распоряжениями Администрации.
(в ред. распоряжений
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от
25.03.2015 N 57-рг)
2.28.6.
Порядок разработки альбомов и табелей унифицированных форм документов
утверждается распоряжением Администрации.
правовых актов
города Костромы
3.1.
Муниципальные правовые акты,
разрабатываемые
в Администрации
3.1.1. В
Администрации осуществляется подготовка проектов:
а)
решений Думы города Костромы;
б)
постановлений Администрации, том числе постановлений по кадровым вопросам;
в)
распоряжений Администрации;
г)
кадровых распоряжений Администрации;
д)
распоряжений первого заместителя главы Администрации;
е)
распоряжений заместителя главы Администрации;
(пп. "е" в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
ж) распоряжений
руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации;
з)
приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации.
3.1.2.
Вид проекта акта определяется исходя из компетенции органа (должностного лица),
принимающего (издающего) акт, и содержания проекта акта.
3.1.3.
Проект муниципального правового акта города Костромы (далее также - акт) может
быть оформлен в форме:
а) нового
акта;
б) акта о
внесении изменений в акт;
в) акта о
приостановлении действия акта (его отдельных структурных единиц);
г) акта
об отмене акта (его отдельных структурных единиц);
д) акта о
признании утратившим силу акта (его отдельных структурных единиц).
3.1.4.
Подготовка проекта нового акта осуществляется в случае, если:
а)
требуется правовое регулирование общественных отношений, ранее не
урегулированных;
б)
требуется оформление управленческого решения муниципальным правовым актом,
имеющим индивидуальный характер;
в) акт,
регулирующий соответствующие общественные отношения, устарел и необходимо
существенно изменить их правовое регулирование;
г)
требуется изменить вид акта;
д)
количество вносимых в действующий акт изменений составляет более половины
текста акта либо внесение отдельных изменений технически сложно для изложения
или восприятия;
е)
необходимо внести в акт изменения, требующие переработки акта по существу и не
позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
ж)
необходимо внести в акт изменения, затрагивающие почти все его структурные
единицы;
з)
сохраняют значение только отдельные структурные единицы акта, причем частично;
и)
необходимо внести изменения в акт, признанный утратившим силу в неотделимой
части.
к) по
данному вопросу имеется несколько действующих актов, которые целесообразно
кодифицировать либо консолидировать.
3.1.5.
Подготовка проекта акта о внесении изменений в акт осуществляется в случае
необходимости изменить текст отдельных предписаний акта.
3.1.6.
Подготовка проекта акта о приостановлении действия либо отмене акта (его
структурных единиц) осуществляется в случаях, предусмотренных статьей 61 Устава
муниципального образования городского округа город Кострома.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
3.1.7.
Признанию утратившими силу подлежат акты (их структурные единицы), если они
противоречат включенным в новый акт той же или большей юридической силы
нормативным предписаниям либо поглощены ими, либо фактически утратили свое
значение. Муниципальные правовые акты, имеющие индивидуальный характер,
подлежат признанию утратившими силу в исключительных случаях, если требуется
прекратить или изменить действие принятого управленческого решения.
3.2. Основные
правила нормотворческой техники
3.2.1.
Основными требованиями нормотворческой техники являются:
а)
логическое построение проекта акта;
б)
краткость и точность изложения норм проекта акта;
в)
полнота правового регулирования проектом акта соответствующей сферы
общественных отношений;
г)
ясность, простота и доступность языка изложения проекта акта, исключающего
различное толкование его норм;
д)
оформление проекта акта в соответствии с правилами делопроизводства,
установленными настоящей Инструкцией и иными муниципальными правовыми актами.
3.2.2.
Логическое построение проекта акта обеспечивается последовательностью, взаимной
связью и согласованностью положений проекта акта, отсутствием в нем внутренних
противоречий.
3.2.3. В
акт включаются положения, соответствующие его предмету правового регулирования.
При
изложении текста проекта акта сначала размещаются нормативные предписания
общего характера, устанавливающие принципы правового регулирования и содержащие
правила, которые должны учитываться при формулировании последующих нормативных
предписаний.
В проекте
акта, устанавливающем порядок определенной деятельности, нормативные
предписания располагаются согласно последовательности осуществления действий.
Нормативные
предписания, которыми устанавливаются какие-либо исключения из общего правила,
включаются, как правило, в акт, содержащий общее правило.
3.2.4.
При изложении правовых норм следует избегать как чрезмерно обобщенных, так и
чрезмерно детализированных формулировок, а также дублирования нормативных
предписаний и их множественности по одному и тому же вопросу.
3.2.5.
При подготовке проекта акта не допускается включение в него норм действующих
актов, кроме случаев, когда такие акты (их структурные элементы) в соответствии
с проектом акта предлагается признать утратившими силу (такие структурные элементы
предлагается исключить из действующего акта) либо воспроизведение норм
действующих актов обусловлено необходимостью последовательного изложения
нормативных предписаний в проекте акта.
3.2.6.
Наряду с нормативными предписаниями не формулируются предписания однократного
действия, индивидуальные управленческие решения, за исключением положений,
содержащих поручения отраслевым (функциональным) органам Администрации,
должностным лицам, организациям.
3.2.7. В
акт временного характера, как правило, не включаются нормативные предписания,
действие которых не ограничено сроком.
3.2.8.
Полнота правового регулирования соответствующей сферы общественных отношений
обеспечивается отсутствием пробелов в правовом регулировании и установлением в
проекте акта механизма реализации его норм.
3.2.9.
При формулировании текста проекта акта следует:
а)
использовать преимущественно констатирующие, повествовательные, утвердительные
предложения в настоящем времени. Не допускается использование вопросительных и
побудительных предложений;
б)
избегать длинных и сложных предложений, перегрузки простых предложений
однородными членами;
в)
использовать нормативные предписания обезличенного (нейтрального) характера, не
относящиеся к конкретной ситуации, к конкретным организациям и гражданам.
3.2.10. В
тексте проекта акта не допускается употребление:
а) просторечий
и экспрессивных форм разговорной речи;
б)
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в русском
языке;
в)
обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов,
метафор;
г)
нечетких словосочетаний, таких как "обычно", "нередко",
"как правило", "в случае необходимости",
"только", "исключительно", "по возможности", а
также иных слов, которые могут привести к неоднозначной трактовке положений
акта;
д)
аббревиатур и сокращений слов, кроме установленных федеральными законами;
е)
ненормативной лексики.
3.2.11.
Терминология проекта акта должна быть единообразной. Для обозначения одних и
тех же понятий должны использоваться одинаковые термины.
При
использовании терминов следует исходить из их общепринятых определений. В
случае необходимости в проекте акта дается расшифровка малоизвестных
юридических, технических и других специальных терминов.
Терминология
проекта акта должна соответствовать терминологии, используемой в Конституции
Российской Федерации и федеральных законах.
3.2.12.
Определение термина указывается в нормативном положении проекта акта, где
данный термин употребляется впервые.
Определения
наиболее важных терминов, используемых в проекте акта и являющихся общими для
всех его нормативных предписаний, указываются в одной структурной единице,
обычно помещаемой в начале текста проекта акта.
Определения
терминов должны быть понятными и однозначными, излагаться лаконично.
3.2.13.
Имена граждан указываются следующим образом:
а) при
указании фамилии, имени, а также отчества (при наличии) полностью сначала
пишется фамилия, затем - имя и отчество.
Например:
Петров Сергей Дмитриевич;
б) при
указании фамилии и инициалов сначала пишутся инициалы имени и отчества с
точкой, а затем - фамилия. Инициалы отделяются друг от друга, а также от
фамилии пробелами.
Например:
С. Д. Петров.
3.2.14. В
акте, утверждающем состав коллегиального органа, фамилии, имена, а также
отчества (при наличии) пишутся полностью, при этом сначала указывается имя
председателя коллегиального органа, затем его заместителя (заместителей) и
(или) ответственного секретаря (секретаря) с указанием должностей и
обязанностей в составе этого органа в соответствии с их распределением, а затем
имена и должности членов коллегиального органа в алфавитном порядке, при этом
слова "член этого органа" и тому подобные не указываются.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
3.2.15.
Текст проекта акта должен быть напечатан одинаковым шрифтом без текстовых
выделений (подчеркивание, печатание вразрядку, прописными буквами), за
исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
3.3.
Обязательные реквизиты и структура проектов актов
3.3.1.
Обязательными реквизитами проекта акта являются:
а) слово
"Проект" (для проектов решений Думы города Костромы);
б) герб
города Костромы;
в)
наименование органа (наименование должности должностного лица), издавшего акт;
г) вид
акта;
д) дата
акта;
е) знак
"N" для указания регистрационного номера акта;
ж)
заголовок акта;
з) текст
акта;
и)
подпись лица (лиц), официально уполномоченного (уполномоченных) подписывать
акт.
3.3.2.
Заголовок акта отражает его содержание и основной предмет правового
регулирования. Оно должно быть точным, четким и максимально информационно
насыщенным. Наименования решений должны начинаться с отглагольного
существительного, например, "Об утверждении..., "О внесении
изменений..." (исключение: "О бюджете ...").
3.3.3.
Текст проекта акта состоит из вводной и постановляющей частей.
3.3.4. Во
вводной части проекта указываются:
а) цели и
мотивы принятия акта;
б) ссылки
на законы и иные правовые акты, послужившие основанием для его принятия;
в) ссылка
на статью Устава города
Костромы, пункт положения об отраслевом (функциональном) органе Администрации, определяющие
компетенцию органа местного самоуправления, должностного лица по принятию
правовых актов.
3.3.5.
Завершается изложение вводной части словами "постановляю:",
"обязываю:", "приказываю:", "решила:", которые
печатаются заглавными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от
вводной и постановляющей частей акта интервалом 18 пунктов.
3.3.6.
Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме
нормативные предписания, изложенные в виде пунктов, начинающихся с глагола в
инфинитиве (например, "Установить", "Утвердить",
"Признать утратившим силу" и прочее). В исключительных случаях для
указания рекомендуемых действий используется глагол "предложить".
Каждое новое предписание оформляется в виде отдельного пункта.
3.3.7.
Пункты, содержащие поручения, начинаются с полного наименования органа местного
самоуправления, отраслевого (функционального) органа Администрации, должности
должностного лица, которому дается поручение, в дательном падеже. При
оформлении поручения органу местного самоуправления, отраслевому
(функциональному) органу Администрации после наименования органа в скобках
указываются инициалы и фамилия руководителя органа в именительном падеже.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
Например:
Заместителю
главы Администрации города Костромы С.М.Морозову обеспечить предупреждение о
предстоящем увольнении муниципальных служащих, должности которых сокращены.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
или:
Управлению
образования Администрации города Костромы (В.А.Сидоров) утвердить распределение
ассигнований по подведомственным получателям средств бюджета города Костромы.
3.4. Указание
дат, определение порядка вступления в силу
и опубликования
муниципальных правовых актов
3.4.1.
Даты в проектах правовых актов, в том числе при указании даты издания, в тексте
в грифах утверждения, в нумерационных заголовках приложений, указываются
словесно-цифровым способом, при этом ведущий ноль в указании на день (число)
месяца не указывается, а слово "года" пишется полностью.
Например:
5 мая
2009 года.
3.4.2.
Дата вступления в силу указывается в случае, если необходимо установить особый
порядок вступления акта в силу, отличающийся от установленного статьей 59 Устава
города Костромы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
3.4.3. В
пункте о вступлении акта в силу должно употребляться понятие "вступление в
силу".
3.4.4.
Срок вступления в силу акта может определяться календарной датой, истечением
периода времени, который исчисляется днями, указанием на день наступления
события, с которым связано вступление в силу акта. Не допускается употребление
словосочетания "с момента" для указания на событие, с которым связано
вступление в силу акта.
Например:
4.
Настоящее распоряжение вступает в силу по истечении 65 дней после дня
официального опубликования.
или:
Настоящее
постановление вступает в силу со дня вступления в силу решения Думы города
Костромы о внесении соответствующих изменений в решение Думы города Костромы о
бюджете города Костромы на 2009 год.
3.4.5.
При необходимости опубликовать акт вводится пункт об опубликовании следующего
содержания:
Например:
5.
Настоящее решение подлежит официальному опубликованию.
или:
5.
Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит
официальному опубликованию.
3.4.6.
Если момент вступления акта в силу отсчитывается от дня его официального
опубликования, то отдельный пункт об опубликовании не вводится. При этом
используется формулировка: "по истечении ... дней после дня официального
опубликования".
3.5.
Употребление ссылок в проектах
муниципальных
правовых актов
3.5.1.
Ссылки в проекте акта на его структурные единицы, а также на иные акты (их
структурные единицы) применяются в случае, если необходимо показать взаимную
связь нормативных предписаний либо избежать их дублирования.
3.5.2.
Ссылки можно делать только на вступившие в силу акты. Ссылки на утратившие силу
акты или проекты недопустимы.
3.5.3. Не
допускается применение ссылки на норму, которая в свою очередь отсылает к
другой норме (нормам), а также если при использовании ссылки возникают
затруднения в понимании смысла нормативного предписания.
3.5.4.
При необходимости сделать ссылку на нормативный акт указываются следующие
реквизиты в следующей последовательности: вид акта, дата его подписания,
регистрационный номер и заголовок акта.
Например:
... в
соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об
общих принципах организации местного самоуправления в Российской
Федерации".
3.5.5.
Если правовым актом органа исполнительной власти, органа местного
самоуправления утверждены положение, правила, инструкция или иной подобный
правовой акт (далее - утверждаемый акт), то ссылка делается непосредственно на
утверждаемый акт, содержащий нормативные предписания, а не на акт о его
утверждении.
3.5.6.
При употреблении ссылок на утверждаемый акт (за исключением случаев внесения
изменений) используется термин "утвержденный" в соответствующем числе
и падеже, независимо от того является ли данный акт единственным приложением к
распорядительному акту или нет, и каким по счету приложением является, а также
от того, какой термин использовался в тексте акта об утверждении нормативного
акта. При этом указываются следующие реквизиты в следующей последовательности:
наименование утверждаемого акта (без кавычек), слово "утвержденный" в
соответствующем числе и падеже, вид утверждающего акта, дата его подписания,
регистрационный номер. Заголовок утверждающего акта может указываться лишь в
том случае, если он не содержит указания об утверждении (принятии)
утверждаемого акта.
Например:
... в
соответствии с Положением о территориальном общественном самоуправлении в
городе Костроме, утвержденным решением Думы города Костромы от 29 марта 2007
года N 30.
... в
соответствии с Положением о территориальном общественном самоуправлении в
городе Костроме, утвержденным решением Думы города Костромы от 29 марта 2007
года N 30 (далее - Положение о территориальном общественном самоуправлении).
3.5.7.
При употреблении ссылок на Конституцию
Российской Федерации, кодексы Российской Федерации, Устав Костромской
области, кодексы Костромской области, Устав города
Костромы, Регламент Думы города
Костромы и Регламент Администрации
города Костромы дата подписания и регистрационный номер (дата подписания и
регистрационный номер утверждающего акта) не указываются.
Например:
в
соответствии с частью 1 статьи 5 Конституции Российской Федерации;
в
порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации;
в
соответствии с частью 1 статьи 35 Устава города Костромы;
в
соответствии со статьей 43 Регламента Думы города Костромы;
в
соответствии со статьей 19 Регламента Администрации города Костромы.
3.5.8.
При необходимости дать ссылку не на весь акт, а только на его структурную
единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей).
Например:
...
устанавливаются пунктом 15 части 2 статьи 16 Федерального закона от 6 октября
2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления
в Российской Федерации".
3.5.9.
Обозначения (номера) разделов, глав, статей, частей, пунктов печатаются
цифрами, обозначения подпунктов печатаются строчными буквами русского алфавита
в кавычках. Точки после номеров структурных единиц не ставятся.
Например:
подпункт
"а" пункта 2 части 1 статьи 5
подпункт
"в" пункта 2.3
глава 5
разделы
III и IV
3.5.10.
Обозначения (порядковые номера) абзацев при ссылках на них указываются словами.
Например:
абзац
второй части 1 статьи 1
в
соответствии с абзацем первым пункта 7.3
При этом
первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в
составе которой он находится.
Например:
Статья 2.
Принципы территориального общественного самоуправления
1. ................:
(абзац первый части 1)
.........;
(абзац второй части 1)
.........;
(абзац третий части 1)
......... .
(абзац четвертый части 1)
2. .................. .
(часть 2)
3.5.11.
Ссылки на структурные единицы разрабатываемого проекта оформляются следующим
образом:
содержащиеся
в пункте 3.2 настоящего постановления;
в связи с
положениями настоящей главы;
в
соответствии с частью 1 статьи 5 настоящего Положения;
3.5.12.
Ссылки в актах могут даваться на акты высшей или равной юридической силы.
Ссылки на конкретные нормативные правовые акты низшей юридической силы или их
отдельные структурные единицы не допускаются (например, ссылка в постановлении
Администрации на конкретный приказ отраслевого (функционального) органа
Администрации).
3.5.13.
При употреблении ссылок:
а) с
прописной буквы пишется слово "Федеральный" в названиях конкретных
федеральных конституционных законов, федеральных законов, слово
"Закон" - в названиях законов Российской Федерации, законов
Костромской области;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
б) с
прописной буквы пишется вид утверждаемого акта (положение, правила, инструкция
и прочее) в словосочетании "настоящие Правила", используемом как
отсылочная норма внутри текста акта;
в) со
строчной буквы пишется вид акта (решение, постановление, распоряжение, приказ)
в названиях конкретных актов Костромской областной Думы, губернатора
Костромской области, Администрации Костромской области, исполнительных органов
государственной власти Костромской области, актов органов местного
самоуправления города Костромы, отраслевых (функциональных) органов
Администрации.
3.6. Оформление
утверждаемых актов и приложений
к муниципальным
правовым актам
3.6.1.
При введении детального правового регулирования по отдельному вопросу или
нескольким взаимосвязанным вопросам в целях обеспечения расположения
нормативных предписаний в логической последовательности, облегчения их
восприятия нормативные предписания могут оформляться в виде утверждаемых
постановлением (решением, распоряжением) положения, правил, инструкции или
иного аналогичного акта (далее - утверждаемый акт), текст которого не имеет
жесткой связи с предписаниями постановления, решения, распоряжения (далее -
утверждающий акт).
3.6.2.
Утверждаемый акт оформляется, в частности, в форме:
а)
положения - если необходимо установить статус, компетенцию, основы организации
деятельности органа местного самоуправления, отраслевого (функционального)
органа Администрации, коллегиального (совещательного) органа. В форме положения
может также утверждаться комплексный правовой акт, регулирующий вопросы статуса
каких-либо органов и организаций, права и обязанности граждан, условия и
пределы осуществления какой либо деятельности, вопросы процедуры, если данный
акт невозможно отнести к другой форме;
б) правил
- при необходимости установления прав и обязанностей граждан и организаций,
условий осуществления какой-либо деятельности;
в) порядка
- если требуется установить последовательность действий, операций, основные
этапы осуществления какой-либо деятельности;
г)
инструкции - если необходимо установить детальное регулирования осуществления
какой-либо деятельности, дать нормативное описание последовательности операций
и правил их осуществления;
д)
перечня - при необходимости последовательного изложения списка каких-либо
объектов.
3.6.3.
При необходимости утверждаемый акт может оформляться в иной форме.
3.6.4.
Утверждение акта оформляется грифом утверждения, который оформляется в
соответствии с пунктом 2.11.6 настоящей
Инструкции.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 13.09.2010 N 267-рг)
3.6.5.
Нормативное предписание об утверждении акта формулируется следующим образом:
"Утвердить прилагаемое Положение о ...".
3.6.6.
Приложения поясняют или дополняют содержание проекта акта и являются его
неотъемлемой частью, непосредственно связанной с пунктами основного текста, но
вынесенной для удобства пользования на отдельные листы. Текст приложения не
имеет самостоятельного предмета регулирования, не образует целостной и
завершенной системы предписаний, его положения имеют смысл только во
взаимосвязи с предписаниями основного акта. В виде приложений оформляются
приводимые в проекте акта таблицы, графики, карты, схемы, списки, иллюстрации и
тому подобное.
3.6.7.
Соответствующие пункты (статьи) проекта акта должны иметь ссылки на приложения,
которые делаются при помощи слов, "в соответствии с приложением",
"по форме, установленной приложением 1".
3.6.8.
Приложение должно иметь нумерационный заголовок и тематический заголовок.
3.6.9.
Нумерационный заголовок связывает приложение с текстом проекта основного акта.
Нумерационный заголовок располагается в правом верхнем углу первой страницы приложения,
печатается курсивом и центрируется относительно самой длинной строки. Длина
сроки нумерационного заголовка не должна превышать 80 миллиметров.
3.6.10. В
нумерационном заголовке указывается:
а) слово
"Приложение";
б)
порядковый номер приложения (арабскими цифрами без знака "N"), если
акт содержит несколько приложений. Единственное приложение не нумеруется;
в) ссылка
на основной акт в дательном падеже: вид, дата принятия (издания),
регистрационный номер акта, к которому относится приложение. Если приложение
относится к утверждаемому акту, то указывается наименование утверждаемого акта
в дательном падеже;
г)
сведения об изложении приложения в новой редакции.
Например:
Приложение
к
постановлению Администрации
города Костромы
от 20 мая 2009 года N ______
или:
Приложение 2
к Положению о территориальном
общественном самоуправлении
в городе Костроме
(в
редакции решения
Думы города Костромы
от 20 мая 2009 года N 22)
3.6.11.
Тематический заголовок, указывающий на содержание приложения (график, схема и
прочее). Тематический заголовок располагается ниже нумерационного заголовка на
36 пунктов, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
3.6.12.
Не допускается оформление приложением утверждаемого акта, имеющего собственный
предмет регулирования, содержащего завершенную систему предписаний,
использование которого возможно вне тесной связи с нормами утверждающего акта.
3.7. Оформление
таблиц в проектах актов
3.7.1.
Таблицы помещаются в приложениях к актам. В виде таблицы может быть оформлен
текст утверждаемого акта. Оформление табличных материалов в тексте решения,
постановления, распоряжения или приказа не допускается, за исключением случаев
внесения изменений в акты. Каждая таблица оформляется отдельным приложением,
отдельным утверждаемым актом, за исключением случаев оформления нескольких
взаимосвязанных таблиц.
3.7.2.
Таблицы оформляются в соответствии с подразделом 2.16
настоящей Инструкции.
3.7.3.
Примечания к таблицам не допускаются. Все пояснения помещают в тексте основного
акта.
3.8.1.
Внесение изменений в акт осуществляется принявшим (издавшим) его органом
местного самоуправления (должностным лицом) путем принятия (издания) акта того
же вида, что и акт, в который они вносятся. Внесение изменений в утверждаемый
акт осуществляется утвердившим его органом (должностным лицом) путем принятия
(издания) акта того же вида, что и акт, которым утвержден данный акт. Изменения
в постановления и распоряжения Главы города Костромы вносятся соответственно
постановлениями и распоряжениями Администрации города Костромы.
3.8.2.
Наличие в актах, устанавливающих новое правовое регулирование, норм, содержащих
внесение изменений в акты или их структурные единицы, не допускается.
а) замена
слов, цифр;
б)
исключение слов, цифр, предложений;
в)
исключение структурных единиц не вступившего в силу акта;
г) новая
редакция структурной единицы акта;
д)
дополнение структурной единицы акта новыми словами, цифрами или предложениями;
е)
дополнение акта новыми структурными единицами.
3.8.4.
Изменения всегда вносятся только в основной акт. Вносить изменения в основной
акт путем внесения изменений в изменяющий его акт недопустимо, за исключением
случая, если данный изменяющий акт еще не вступил в силу.
3.8.5.
Внесение в основной акт, устанавливающий общеобязательные правила, не
ограниченные сроком действия, правовых норм временного характера не
допускается. При необходимости установить по определенным вопросам временное
(отличающееся от общеустановленного) правовое регулирование принимается
самостоятельный акт.
3.8.6.
Текст вносимого в акт изменения выделяется кавычками. В текст вносимого
изменения при необходимости включаются знаки препинания в начале и в конце
текста, постановку которых влечет вносимое изменение, за исключением случаев,
указанных в пункте 3.8.26 настоящей Инструкции.
3.8.7. В
заголовке акта о внесении изменений указываются вид, дата, регистрационный
номер и наименование акта, в который вносятся изменения.
Например:
О
внесении изменений в решение Думы города Костромы от 25 декабря 2008 года N 134
"О бюджете города Костромы на 2009 год".
3.8.8.
Заголовок акта о внесении изменений всегда содержит только слово
"изменение" в соответствующем числе и падеже, независимо от
содержания акта.
Например:
О внесении изменений в решение Думы города Костромы от ... N ...
"...".
То же
правило действует в отношении абзаца первого каждого пункта, если пункт
содержит два или более изменения.
3.8.9. При внесении изменений в утверждаемые акты, в заголовке
акта о внесении изменений указывается наименование утверждаемого акта, а не
утвердившего его акта. Реквизиты утверждающего акта в заголовке акта о внесении
изменений не указываются.
Например:
"О внесении изменений в Положение о территориальном общественном
самоуправлении в городе Костроме".
3.8.10.
При внесении изменений в одну или две структурные единицы акта заголовок
проекта следует конкретизировать.
Например:
"О внесении изменений в статьи 16 и 18 Положения о муниципальной службе в
городе Костроме".
3.8.11.
При внесении изменений в несколько решений, постановлений, распоряжений или
приказов заголовок изменяющего акта формулируется следующим образом "О
внесении изменений в отдельные постановления Администрации города Костромы в
целях (в части, в сфере) +".
3.8.12.
При внесении изменений в акт (его структурную единицу) указываются:
а) точная
(до абзаца) норма, в которую вносятся изменения;
б) вид,
дата принятия (издания) акта, регистрационный номер акта;
в)
наименование акта;
г) ссылки
на вид, даты принятия (издания), регистрационные номера актов, ранее вносивших
изменения в данный акт.
Например:
1. Внести
в постановление Главы города Костромы от 25 мая 2006 года "Об установлении
системы оплаты труда руководителя муниципального бюджетного учреждения города
Костромы "Управление административными зданиями" (с изменениями, внесенными
постановлениями Главы города Костромы от 13 апреля 2007 года N 825, от 18 марта
2008 года N 627) следующие изменения:
1.1.
....;
1.2. ....
3.8.13.
При внесении изменений в утверждаемый акт (его структурную единицу)
указываются:
а) точная
(до абзаца) норма, в которую вносятся изменения (при внесении изменений в
структурные единицы акта);
б)
наименование утвержденного акта, которое в кавычки не заключается;
в) слово
"утвержденный" в соответствующем числе и падеже;
г) вид,
дата принятия (издания) утверждающего акта, регистрационный номер утверждающего
акта;
д)
наименование утверждающего акта, если оно не включает наименование
утверждаемого акта;
е) ссылки
на вид, даты принятия (издания), регистрационные номера актов, ранее вносивших
изменения в данный акт.
Например:
1. Внести
в Положение о бюджетном процессе в городе Костроме, утвержденное решением Думы
города Костромы от 27 марта 2003 года N 22 (с изменениями, внесенными решениями
Думы города Костромы от 9 августа 2005 года N 85, от 25 февраля 2007 года N 18)
следующие изменения:
или:
1. Внести
в пункт 17 части 1 статьи 5 Положения о бюджетном процессе в городе Костроме,
утвержденного решением Думы города Костромы от 27 марта 2003 года N 22 (с
изменениями, внесенными решениями Думы города Костромы от 9 августа 2005 года N
85, от 25 февраля 2007 года N 18), изменение, изложив его в следующей редакции:
3.8.14.
При внесении изменений в приложение к акту указываются:
а) точная
(до абзаца, строки таблицы) норма приложения, в которую вносятся изменения (при
внесении изменений в структурную единицу приложения);
б) слово
"приложение" в соответствующем падеже, а также номер приложения (если
акт содержит несколько приложений),
в)
наименование приложения в кавычках;
г) ссылка
на акт, к которому относится приложение, которая включает вид, дату принятия
(издания), регистрационный номер и наименование акта, к которому относится
приложение;
д) ссылки
на вид, даты принятия (издания), регистрационные номера актов, ранее вносивших
изменения в данный акт.
Например:
Внести в
приложение 12 "Распределение субвенций на реализацию Федерального закона
12 января 1995 года N 5-ФЗ "О ветеранах" к решению Думы города
Костромы от 6 июня 2002 года N 45 "О бюджете города Костромы на 2002
год" следующие изменения:
3.8.15.
При внесении изменений одновременно в утверждающий и утверждаемый акт либо в
несколько утверждаемых актов, оформленных в виде приложений к утверждающему
акту, в заголовке акта о внесении изменений указываются реквизиты только
утверждающего акта.
3.8.16.
Внесение изменений в приложение к акту (структурный элемент приложения), если
до вступления в силу настоящей Инструкции в качестве приложения был оформлен
утверждаемый акт, имеющий самостоятельное правовое значение и не связанный с
текстом утверждающего акта, оформляется в соответствии с пунктом 3.8.9 настоящей Инструкции, за исключением
случаев, указанных в настоящем пункте.
Внесение
изменений в несколько утверждаемых актов, принятых до вступления в силу
настоящей Инструкции и оформленных в виде приложений к утверждающему акту,
оформляется следующим образом:
1. Внести
в постановление Главы города Костромы от 20 апреля 2008 года N 847 "Об
утверждении Положения об Управлении по связям с общественностью и средствами
массовой информации Администрации города Костромы, положений об отделах,
структуры, структурной и штатной численности Управления по связям с
общественностью и средствами массовой информации Администрации города
Костромы" (с изменениями, внесенными постановлениями Главы города Костромы
от 3 сентября 2007 года N 2085 и от 8 сентября 2008 года N 1698) следующие
изменения:
1.1. в
Положении об Управлении по связям с общественностью и средствами массовой
информации Администрации города Костромы (приложение 1):
...;
1.2.
пункт 2.1.2 Положения об отделе по работе с общественными организациями
Управления по связям с общественностью и средствами массовой информации
Администрации города Костромы (приложение 4) дополнить новыми подпунктами
"л"-"о" следующего содержания:
....
3.8.17.
При подготовке проектов актов о внесении изменений в несколько решений,
постановлений распоряжений или приказов изменения, вносимые в каждый акт,
оформляются самостоятельными пунктами.
3.8.18.
При одновременном внесении в акт изменений и признании утратившими силу
структурных единиц данного акта положения о внесении изменений и об утрате силы
могут располагаться в одном пункте. При этом вносимые изменения и признание
утратившими силу должны быть изложены последовательно (попунктно, постатейно).
3.8.19.
По общему правилу каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием
конкретной структурной единицы акта, которая изменяется.
3.8.20.
Внесение в акт изменений в обобщенной форме (в том числе замена слов и
словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") не
допускается.
Исключение
может составлять только внесение изменений в обобщенной форме в один пункт,
подпункт, одну статью акта или ее структурную единицу. Если в этот пункт,
подпункт, эту статью или ее структурную единицу никакие другие изменения не
вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе
и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:
Например:
... в
пункте 3 Положения о ..., утвержденного постановлением Администрации города
Костромы от ............... N ... (с изменениями, внесенными постановлениями
Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) слова
"............" заменить словами "............".
или
... пункт
3 Положения о ..., утвержденного постановлением Администрации города Костромы
от ............... N ... (с изменениями, внесенными постановлениями
Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) после слов
"..............." дополнить словами "..............".
3.8.21.
Если в пункте, подпункте, статье акта, структурной единице статьи необходимо произвести
замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова
употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных
падежах, а другие изменения в этот пункт, подпункт, эту статью или ее
структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:
Например:
... в
пункте 3 Положения о ..., утвержденного постановлением Администрации города
Костромы от ............... N ... (с изменениями, внесенными постановлениями
Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) слова "......
(слова указываются в именительном падеже единственного числа) ......" в
соответствующих числе и падеже заменить словами "...... (слова указываются
в именительном падеже единственного числа) ......" в соответствующих числе
и падеже.
или
в пункте
3 Положения о ..., утвержденного постановлением Администрации города Костромы
от ............... N ... (с изменениями, внесенными постановлениями
Администрации города Костромы от ... N ..., от ... N ...) слова "......
(слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)
......" в соответствующем падеже заменить словами "...... (слова
указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)
......" в соответствующем падеже.
3.8.22.
Недопустимо изменять нумерацию частей, разделов, глав, статей, пунктов и
подпунктов акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу
структурных единиц акта.
Если
дополнения вносятся в конец акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию
частей, разделов, глав, статей, пунктов (например, последним был пункт 5 -
дополнить новым пунктом 6, в утверждаемом акте: последним был раздел 3 -
дополнить разделом 4; последней была статья 7 - дополнить статьей 8).
Если
дополнения вносятся в конец структурной единицы, то также необходимо продолжать
имеющуюся нумерацию (например, в пункте последним подпунктом был подпункт
"г" - дополнить подпунктом "д"; в статье утверждаемого акта
последней частью была часть 3 - дополнить частью 4 и так далее).
3.8.23.
Если акт дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные
единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми над основными
цифровыми или буквенными обозначениями (например, пункт 3.3.3.1,
1
подпункт "б ",
а в утверждаемых актах - глава 5.1, статья 7.2, часть 2.1).
Например:
... внести
в постановление Администрации города Костромы от ... N ... "О ..." (с
изменениями, внесенными постановлениями Администрации города Костромы от ... N
..., от ... N ...) следующие изменения:
дополнить
новым пунктом 3.1 следующего содержания:
"3.1.
....";
или ...
Внести в
Положение ..., утвержденное решением Думы города Костромы от ... N ... (с
изменениями, внесенными решениями Думы города Костромы от ... N ..., от ... N
...) следующие изменения:
1)
дополнить новой статьей 15.1 следующего содержания:
"Статья
15.1. ...................
1.
........................
2.
........................";
2) в
статье 16:
часть 2
дополнить пунктом 2.1 следующего содержания:
"2.1)
...............................;";
2
пункт 3 части 4 дополнить
подпунктом "б " следующего содержания:
2
"б)
.............................;".
3.8.24.
При дополнении утверждаемого акта новым пунктом, статьей, главой, разделом,
находящимися на стыке глав, разделов, частей, указывается точное месторасположение
дополняемых пункта, статьи, главы, раздела со ссылкой на соответствующую главу,
раздел, часть акта.
3.8.25.
При внесении дополнений в статью, часть статьи, пункт, подпункт, абзац
указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
Например:
пункт
3.2.2 после слов "................." дополнить словами
"................."
3.8.26. При дополнении пункта новыми подпунктами, которые
необходимо расположить в конце пункта, либо при дополнении статьи утверждаемого
акта новыми частями, пунктами или подпунктами, которые необходимо расположить
соответственно в конце статьи, пункта или подпункта, в обязательном порядке
указываются порядковые номера дополняемых частей, пунктов или подпунктов.
Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при
подготовке текущей редакции акта (без оговорки в тексте акта о внесении
изменений).
Например:
пункт
3.2.1 дополнить новым подпунктом "д" следующего содержания:
"д)
...................."
или в
утверждаемом акте:
часть 5
статьи 6 дополнить новым пунктом 4 следующего содержания:
"4)
...................."
3.8.27. В
целях сохранения структуры пункта акта или статьи утверждаемого акта:
а)
дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей
структурной единицы, но если необходимо между уже имеющимися абзацами включить
новый абзац, дается новая редакция той структурной единицы статьи акта, к
которой относится абзац;
б) при
признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится.
Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении
изменений в данную структурную единицу.
3.8.28.
Новая редакция акта или утверждаемого акта в целом не допускается.
3.8.29.
Структурная единица акта излагается в новой редакции в случаях, если:
а) необходимо
внести существенные изменения в данную структурную единицу;
б)
неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы акта.
3.8.30.
Изложение структурной единицы акта в новой редакции не является основанием для
признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной
единицы.
3.8.31.
При необходимости изложить одну структурную единицу акта в новой редакции
применяется следующая формулировка:
Внести в
пункт 3.2.12 постановления Администрации города Костромы от ... N ... "О
..." (с изменениями, внесенными постановлениями Администрации города
Костромы от ... N ..., от ... N ...) изменение, изложив его в следующей
редакции:
"3.2.12.
.......................".
Или:
Внести в
статью 16 Положения о..., утвержденного решением Думы города Костромы от .....
N ..., изменение, изложив ее в следующей редакции:
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
"Статья
16. .....................
..................................".
3.8.32.
При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции,
текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего акта, а не
является приложением к нему.
3.8.33.
При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин
"цифры", а не "числа".
Например:
цифры
"12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126".
3.8.34.
При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин
"слова".
Например:
слова
"в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".
3.8.35.
Если в акте одновременно с пунктами о внесении изменений в акты содержится
пункт с перечнем актов, подлежащих признанию утратившими силу, то наличие такой
статьи обязательно должно быть отражено в наименовании акта.
Например:
О
внесении изменений Положение о ... и признании утратившими силу отдельных
решений Думы города Костромы
3.8.36. В
случае если дополняется словами структурная единица акта и это дополнение
должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая
формулировка:
Пример:
пункт 1
дополнить словами "..............."
3.8.37.
При необходимости внести изменения в строку таблицы указывается ее номер, если
таблица имеет сквозную нумерацию строк, в противном случае оформление внесения
изменений осуществляется следующим образом:
1. Внести
в Приложение 5 "Ведомственная структура расходов бюджета города
Костромы" к решению Думы города Костромы от 3 июня 2004 года N 44 "О
бюджете города Костромы на 2004 год" следующие изменения:
1) строку
|
"Управление здравоохранения
|
054
|
0000
|
000
|
000
|
86122"
|
изложить
в следующей редакции:
|
"Комитет по здравоохранению и фармации
|
054
|
0000
|
000
|
000
|
86122";
|
2) ....
3.8.38. В
акты, определяющие состав коллегиальных органов, внесение изменений в формах,
предусмотренных пунктом 3.8.3
настоящей Инструкции, не производится. Оформление внесения изменений в
указанные акты осуществляется следующим образом:
а)
заголовок проекта изменяющего акта включает слова "О внесении изменений в
состав" и наименование коллегиального органа в родительном падеже;
б) в
постановляющей части проекта указывается наименование органа, в состав которого
вносятся изменения, а также приводится ссылка на вид акта, дату и
регистрационный номер акта, которым утвержден состав коллегиального органа.
Наименование акта, которым утвержден состав коллегиального органа, приводится в
случае, если оно не содержит указания на утверждение этим актом состава
коллегиального органа;
в) в
постановляющей части проекта описываются производимые действия: включение или
исключение лиц из состава комиссии, изменение наименования должности члена
комиссии, изменение обязанностей лица в составе коллегиального органа
(председатель, заместитель председателя, ответственный секретарь). При этом
полностью указываются фамилия, имя и отчество лица, а также его должность.
Однородные действия группируются в один пункт. Включение лица в состав
коллегиального органа и определение его обязанностей в составе данного органа
оформляется отдельными пунктами.
Например:
1. Внести
в состав Земельной комиссии города Костромы (далее - комиссия), утвержденный
постановлением Администрации города Костромы от 30 июня 2009 года, следующие
изменения:
1.1.
исключить из состава комиссии:
1.1.2.
Иванова Петра Семеновича, заместителя главы Администрации города Костромы;
....
1.2.
включить в состав комиссии:
1.2.1.
Сидорова Ивана Николаевича, заместителя главы Администрации города Костромы;
....
1.3.
назначить Сидорова Ивана Николаевича председателем комиссии;
1.4.
указать новую должность Михайлова Андрея Сергеевича - заместитель начальника
Административно-правового управления.
их структурных
единиц утратившими силу
3.9.1.
Признание акта (его структурных единиц) утратившим силу осуществляется
принявшим (издавшим) этот акт органом местного самоуправления, отраслевым
(функциональным) органом Администрации, должностным лицом путем принятия
(издания) акта того же вида, что и акт, который или структурные единицы
которого признаются утратившими силу. Признание утверждаемых актов (их
структурных единиц) утратившим силу осуществляется утвердившим этот акт органом
(должностным лицом) путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт,
которым утвержден данный акт.
3.9.2.
Признанию утратившими силу подлежат акты в целом, структурные единицы актов с
указанием на приложение (утверждение акта), если данные приложения
(утверждаемые акты) не содержат норм, сохраняющих свое значение, а также иные
структурные единицы актов, вступивших в силу. При этом используется термин
"признать утратившим силу". Отдельные слова, цифры, предложения, а
также структурные элементы акта, не вступившего в силу, исключаются из текста
акта в порядке, установленном подразделом 3.8
настоящей Инструкции.
3.9.3.
При необходимости признать ранее принятые акты утратившими силу полностью или в
части принимается специальный акт или вносится специальный пункт в акт,
устанавливающий новое правовое регулирование. При этом в заголовок акта не
включается указание на признание им утратившими силу иных актов.
3.9.4.
Перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически
обоснованным и исчерпывающе полным с тем, чтобы не был упущен ни один акт,
противоречащий новому акту или вновь принятому акту более высокой юридической
силы, и не были включены для признания утратившими силу ни один акт или его
часть, сохраняющие свое значение.
В перечни
актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только акты,
которые действовали до принятия нового акта, но также акты по данному вопросу,
которые ранее фактически утратили силу (то есть в силу разных причин не
применялись) либо поглощены последующими актами, но не были признаны
утратившими силу в установленном порядке.
3.9.5.
Акты в перечне актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в
хронологическом порядке (по дате их подписания). В пределах одной и той же даты
подписания акты располагаются в соответствии с их регистрационными номерами в
возрастающем порядке.
3.9.6.
При признании акта (его структурных единиц) утратившим силу должны быть указаны
вид акта, дата его принятия, регистрационный номер и наименование.
3.9.7. В
перечень актов, признаваемых утратившими силу, в виде отдельных позиций
включаются основной акт (его структурные единицы) и акты, которыми в его текст
(текст структурных единиц) были внесены изменения или приостановлено действие
акта (его структурных единиц).
3.9.8.
Акты (их структурные единицы), которые, не внося изменений в текст основного
акта, признаваемого утратившим силу, предусматривают указания, изменяющие его
по существу, признаются утратившими силу в случаях, когда они противоречат
новому акту или поглощаются им.
3.9.9.
При признании утратившим силу акта, наименование которого было изменено, в
перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, данный акт включается с
его первоначальным наименованием. Акт, изменивший наименование первого акта,
признается утратившим силу отдельно.
При
признании утратившей силу структурной единицы акта, наименование которого было
изменено, в перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, акт
включается с измененным наименованием.
3.9.10.
При признании утратившей силу структурной единицы акта, которой не было в его
первоначальной редакции (которая была дополнена позднее), в перечень актов,
подлежащих признанию утратившими силу, в виде отдельных позиций включаются:
а) данная
структурная единица;
б)
структурная единица акта, которым утрачивающая силу структурная единица была
дополнена.
3.9.11.
Если в акте имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее
принятые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный акт, он
признается утратившим силу полностью, независимо от наличия в нем таких
пунктов. Признание утратившим силу акта (его пунктов), который в свою очередь
признает утратившим силу другой акт (его структурные единицы), не влечет
признания действующим (восстановления действия) другого акта (его структурных
единиц).
3.9.12.
Временные акты, структурные единицы актов, имеющие временное значение, срок
действия которых истек, в перечень не включаются.
В
случаях, когда в акте, наряду с временными нормами, срок действия которых
истек, содержатся постоянно действующие нормы, подлежащие признанию утратившими
силу, в перечень включается весь акт. Данное правило не распространяется на
акты о планах и программах, о бюджете, по которым в перечень включаются только
нормы, срок действия которых не ограничен определенным временем.
В
случаях, когда действие акта, содержащего временные нормы, в последующем было продлено
на неопределенный срок либо распространено на другие организации или граждан в
виде постоянно действующей нормы, в перечень включаются акт, содержащий
временные нормы, и акт о продлении или распространении его действия.
3.9.13.
Если в акте (его структурной единице), подлежащем признанию утратившим силу,
содержится указание на приложение (утверждаемый акт), которое также подлежит
признанию утратившим силу, то в перечень включается только этот акт (его
структурная единица), а приложение (утверждаемый акт) отдельно не
оговаривается. Если акт и приложение к нему (утверждающий и утверждаемый акты)
не могут быть признаны утратившими силу полностью, то в перечень включаются
только отдельные структурные единицы акта и приложения (утверждающего и
утверждаемого актов). Если в акте (его структурной единице), наряду с указанием
на приложение (утверждение акта), содержатся нормы по иным вопросам,
сохраняющим свое значение, приложение (утверждаемый акт) признается в целом
утратившим силу путем внесения соответствующих изменений в акт (его структурную
единицу).
3.9.14. В
исключительных случаях акты (или их структурные единицы), могут признаваться
утратившими силу в неотделимой части (если подразумевается часть, не выделенная
в самостоятельную структурную единицу).
Например:
Признать
утратившим силу пункт 3 решения Думы города Костромы от 26 марта 2000 года N
142 "О бюджете города Костромы на 2000 год" в части сроков возврата
задолженности бюджету Костромской области.
3.9.15.
При признании утратившей силу неотделимой части акта, наименование которого
было изменено, в перечень актов, подлежащих признанию утратившими силу, данный
акт включается с измененным наименованием.
3.10. Оформление
приостановления действия актов
(их структурных
единиц)
3.10.1.
При оформлении актов о приостановлении действия муниципального правового акта
указывается:
а) точная
(до абзаца) норма, действие которой приостанавливается (при приостановлении
действия структурной единицы акта);
б) вид,
дата принятия (издания) акта, регистрационный номер акта;
в)
наименование акта;
г) ссылки
на вид, даты принятия (издания) акта, регистрационные номера актов, ранее
вносивших изменения в данный акт;
д) срок
приостановления акта, определяемый точной календарной датой, истечением периода
времени или указанием на событие, которое должно произойти.
Например:
1.
Приостановить действие постановления Главы города Костромы от 25 мая 2006 года
"Об установлении системы оплаты труда руководителя муниципального
бюджетного учреждения города Костромы "Управление административными
зданиями" (с изменениями, внесенными постановлениями Главы города Костромы
от 13 апреля 2007 года N 825, от 18 марта 2008 года N 627) в период с 1 января
2009 года по 31 декабря 2009 года.
3.10.2.
При оформлении актов о приостановлении действия утверждаемого акта (его
структурной единицы) указываются:
а) точная
(до абзаца) норма, действие которой приостанавливается (при приостановлении
действия структурной единицы акта);
б)
наименование утверждаемого акта, которое в кавычки не заключается;
в) слово "утвержденный"
в соответствующем числе и падеже;
г) вид,
дата принятия (издания) утверждающего акта, регистрационный номер утверждающего
акта;
д)
наименование утверждающего акта, если оно не включает наименование
утверждаемого акта;
е) ссылки
на вид, даты принятия (издания), регистрационные номера актов, ранее вносивших
изменения в данный акт.
Например:
1.
Приостановить действие статьи 12 Положения о бюджетном процессе в городе
Костроме, утвержденного решением Думы города Костромы от 27 марта 2003 года N
22 (с изменениями, внесенными решениями Думы города Костромы от 9 августа 2005
года N 85, от 25 февраля 2007 года N 18) в период с 1 января 2009 года по 31
декабря 2009 года.
3.10.3.
При оформлении актов о приостановлении действия муниципального правового акта в
неотделимой части (если подразумевается часть, не выделенная в самостоятельную
структурную единицу) указывается в части каких отношений приостанавливается
действие акта.
Например:
Приостановить
в период с 1 января 2009 года по 30 июня 2009 года действие пункта 3 решения
Думы города Костромы от 26 декабря 2008 года N 242 "О бюджете города
Костромы на 2000 год" в части возврата задолженности бюджету Костромской
области.
3.10.4. В
случае изменения перечня полномочий органов или должностных лиц, издавших акт,
приостановление его действия производится органами местного самоуправления или
должностными лицами местного самоуправления, к полномочиям которых на момент
приостановления действия акта отнесено принятие (издание) соответствующего
акта. Оформление приостановления действия в данном случае осуществляется по
правилам настоящего подраздела.
3.11. Оформление
отмены актов (их структурных единиц)
3.11.1.
Не вступивший в силу муниципальный правовой акт, необходимость в котором
отпала, может быть отменен органом местного самоуправления или должностным
лицом, принявшим данный акт.
Отмена
акта (его структурных единиц) осуществляется путем принятия (издания) акта того
же вида, что и отменяемый акт. Отмена утверждаемых актов (их структурных
единиц) осуществляется путем принятия (издания) акта того же вида, что и акт,
которым утвержден данный акт.
3.11.2. В
случае упразднения органов, принявших акт, или соответствующих должностей
отмена акта производится органами местного самоуправления или должностными
лицами местного самоуправления, к полномочиям которых на момент отмены или
приостановления действия муниципального правового акта отнесено принятие (издание)
соответствующего муниципального правового акта.
3.11.3.
При отмене акта (его структурных единиц) должны быть указаны вид акта, дата его
принятия, регистрационный номер и наименование.
3.11.4.
Вступивший в силу муниципальный правовой акт может быть отменен только в случае
изменения перечня полномочий органов или должностных лиц, издавших акт. В
данном случае отмена производится органами местного самоуправления или
должностными лицами местного самоуправления, к полномочиям которых на момент
отмены акта отнесено принятие (издание) соответствующего акта. Оформление
отмены в данном случае осуществляется по правилам подраздела 3.9
настоящей Инструкции. При этом используется следующая формулировка:
"Установить, что со дня вступления в силу настоящего постановления не
применяется (не применяются): ...".
4. Оформление
проектов решений Думы города Костромы
4.1. Общие
правила оформления проектов
решений Думы
города Костромы
4.1.1.
Оформление проектов решений Думы города Костромы осуществляется по правилам раздела 3 настоящей Инструкции с особенностями,
установленными настоящим разделом.
4.1.2. К
проекту решения прилагаются:
а)
подписанная главой Администрации пояснительная записка к проекту, в которой
содержится краткое описание предмета правового регулирования, раскрываются
принципиальные положения проекта решения, описывается концепция проекта и цели
его принятия;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
б)
сопроводительное письмо главы Администрации на имя председателя Думы города
Костромы с указанием представителя на всех стадиях рассмотрения Думой проекта;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
в)
финансово-экономическое обоснование, если реализация решения предполагает
осуществление расходов из бюджета города Костромы;
г)
перечень решений Думы города Костромы, подлежащих отмене, приостановлению,
изменению либо принятию в связи с принятием предлагаемого проекта решения Думы
города Костромы;
д) при
необходимости документы о результатах оценки регулирующего воздействия положений
муниципальных правовых актов;
(пп. "д" в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
е)
утратил силу с 5 февраля 2016 года. - Распоряжение Администрации
города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг.
4.2. Реквизиты и
структура проекта решения.
Нумерация
структурных единиц проекта решения
4.2.1.
Проект решения Думы города Костромы имеет следующие реквизиты:
а) слово
"Проект", печатаемое в правом верхнем углу первого листа проекта;
б)
наименование органа - Дума города Костромы;
в)
наименование вида документа - решение, печатается прописными буквами полужирным
шрифтом по центру;
г) дата
акта;
д) знак
"N" для указания регистрационного номера акта;
е) заголовок
акта, который печатается ниже даты и номера с заглавной буквы, и выравнивается
по центру;
(пп. "е" в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 13.09.2010 N 267-рг)
ж) текст
акта;
з)
подпись Главы города Костромы;
(пп. "з" в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
и)
утратил силу с 1 октября 2013 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг;
4.2.2.
Вводная часть проекта содержит цели, принятия решения, ссылки на законы и иные
правовые акты, послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на статью 29 Устава
города Костромы, определяющую компетенцию Думы города Костромы по принятию
правовых актов, и статью 55 Устава
города Костромы, определяющую порядок принятия и вступления в силу правовых
актов Думы города Костромы. Завершается изложение вводной части словами
"Дума города Костромы решила:", при этом слово "решила:"
печатается заглавными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от
вводной и постановляющей частей решения одним межстрочным интервалом.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
Например:
В целях
усиления социальных гарантий муниципальных служащих, в соответствии с
Федеральным законом от 7 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в
Российской Федерации", руководствуясь статьями 29, 55 Устава
муниципального образования городского округа город Кострома, Дума города
Костромы
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
РЕШИЛА:
4.2.3.
Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме
нормативные предписания, изложенные в виде пунктов и подпунктов.
4.2.4.
Пункты постановляющей части печатаются с абзацного отступа с заглавной буквы и
нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт представляет собой
законченное предложение, в конце которого ставится точка.
Например:
1.
Утвердить прилагаемое Положение о муниципальной службе города Костромы.
4.2.5.
Пункты подразделяются на подпункты, которые печатаются с абзацного отступа, со
строчной буквы, нумеруются арабской цифрой с закрывающей круглой скобкой и
разделяются точкой с запятой.
Например:
2.
Признать утратившими силу:
1)
решение Думы города Костромы от ...;
2)
решение Думы города Костромы от ....
4.2.6. В
исключительных случаях, например при внесении изменений в ранее принятые акты,
допускается также деление подпунктов на абзацы. При этом первым считается тот
абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он
находится. Например:
2) в пункте 25:
абзац первый подпункта 2
слова
"Финансовое управление" абзац второй подпункта 2
заменить словами
"Финансово-казначейское
управление";
слова "до 1
января 2009 года" абзац третий подпункта 2
заменить словами "до
1 июля 2009 года";
....
4.3. Структура
утверждаемых актов
4.3.1.
Акты, утверждаемые решениями Думы города Костромы, подразделяются на разделы,
главы, статьи, части статей, пункты и подпункты.
4.3.2.
Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование.
Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру
страницы одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.3.3.
Глава нумеруется арабскими цифрами и имеет наименование. Обозначение главы
печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается
с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы,
после которого ставится точка.
Например:
Глава 5.
Права, обязанности и ответственность муниципальных служащих
4.3.4.
Статья, как правило, является основной структурной единицей акта, имеет
порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование. Обозначение
статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи
печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением
номера статьи, после которого ставится точка.
Например:
Статья 1.
Предмет регулирования настоящих Правил
4.3.5.
Статья подразделяется на части, обозначаемые арабской цифрой с точкой. Части
статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей
круглой скобкой. Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами
русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Например:
Статья
33. Председатель Думы
1.
........................... (часть 1)
2.
..........................: (часть 2)
1)
..........................; (пункт 1 части 2)
2)
..........................: (пункт 2 части 2)
а)
..........................; (подпункт "а" пункта 2 части 2)
б)
.......................... (подпункт "б" пункта 2 части 2)
4.3.6. В
исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на
абзацы (не более пяти). Деление частей в статье либо частей в разных статьях
одного проекта и на пункты, и на абзацы, которые в тексте частей будут
следовать после двоеточия, не допускается. Деление пунктов в частях статьи либо
в разных статьях одного проекта и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте
пункта будут следовать после двоеточия, не допускается.
4.3.7.
Нумерация статей, глав, разделов должна быть сквозной. Недопустима, например,
отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого
раздела.
5. Оформление
проектов постановлений и распоряжений
Администрации
города Костромы, проектов
муниципальных
правовых актов должностных лиц
Администрации
города Костромы
5.1. Общие
правила оформления проектов постановлений
и распоряжений
Администрации города Костромы
5.1.1.
Оформление проектов постановлений и распоряжений Администрации города Костромы
осуществляется по правилам раздела 3 настоящей
Инструкции с особенностями, установленными настоящим разделом.
5.1.2. К
проекту постановления (распоряжения) Администрации города Костромы прилагаются:
а) лист
согласования;
б)
документы, послужившие основанием для подготовки проекта постановления
(распоряжения);
в) в
необходимых случаях - пояснительная записка к проекту, в которой содержится
краткое описание необходимости принятия проекта, раскрываются его
принципиальные положения.
и распоряжений
Администрации города Костромы
5.2.1.
Проект постановления (распоряжения) Администрации города Костромы имеет
следующие реквизиты:
а) герб
города Костромы;
б)
наименование органа - Администрация города Костромы;
в)
наименование вида документа - постановление, распоряжение или кадровое
распоряжение;
г) дата
акта;
д) знак
"N" для указания регистрационного номера акта;
е)
заголовок акта;
ж) текст
акта;
з)
подпись главы Администрации города Костромы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
5.2.2.
Проект постановления (распоряжения) оформляется на бланке.
5.2.3.
Реквизиты проекта постановления (распоряжения) оформляются в соответствии с
требованиями настоящей Инструкции с учетом положений настоящего раздела.
5.2.4.
Текст проекта постановления (распоряжения) состоит из вводной и постановляющей
частей.
5.2.5.
Вводная часть проекта содержит цели принятия постановления (распоряжения),
указание на основание принятия постановления (распоряжения), ссылки на законы и
иные правовые акты, послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на статьи 42, 44, частью 1 статьи 57
Устава города Костромы, определяющие компетенцию главы Администрации города
Костромы по принятию правовых актов Администрации. Завершается изложение
вводной части словами "ПОСТАНОВЛЯЮ:" (для постановлений)
"ОБЯЗЫВАЮ:" (для распоряжений), которые печатаются прописными буквами
вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей
решения интервалом 18 пунктов.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
Например:
В целях
социальной защиты обучающихся 1-9 классов муниципальных общеобразовательных
учреждений города Костромы, в соответствии с частью 5 статьи 20 Федерального
закона от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации
местного самоуправления в Российской Федерации", руководствуясь статьями
42, 44, частью 1 статьи 57 Устава города Костромы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
ПОСТАНОВЛЯЮ:
5.2.6.
Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме
нормативные предписания, изложенные в виде пунктов.
5.2.7.
Пункты постановляющей части печатаются с абзацного отступа с заглавной буквы и
нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт представляет собой
законченное предложение, в конце которого ставится точка.
5.2.8.
Пункты, содержащие перечисления, могут подразделяться на пункты второго,
третьего и последующего уровней. Номер пункта последующего уровня включает в
себя номер пункта предыдущего уровня, группы цифр разделяются точками.
Например:
1.
Утвердить прилагаемые:
1.1.
Положение об отделе ...;
1.2.
Положение об отделе ...;
1.3.
Положение об отделе ...;
Или:
1.
Начальнику Отдела кадров Администрации города Костромы В.А.Смирнову:
1.1. в
срок до 1 июня 2009 года:
1.1.1.
разработать ...;
1.1.2.
представить;
1.2. в
срок до 1 августа 2009 года:
1.2.1.
предупредить ...;
5.2.9.
Независимо от уровня все структурные единицы проекта постановления
(распоряжения) именуются пунктами.
Например:
1. Начальнику
Управления пункт 1 (целиком со всеми
экономики Администрации
города перечислениями до конца
Костромы
В.А.Смирнову: предложения)
1.1. в срок до 1
июня 2009 года: пункт 1.1
1.1.1. разработать
...; пункт 1.1.1
1.1.2.
представить; ...
1.2. в срок до 1
августа 2009 года: пункт 1.2
1.2.1. утвердить
...; пункт 1.2.1
5.2.10.
Подразделять пункты на подпункты или ненумерованные абзацы не допускается.
5.2.11.
Не допускается указывать основание принятия постановления (распоряжения), в том
числе по кадровым вопросам, после постановляющей части. Основание принятия
постановления (распоряжения) указывается во вводной части проекта и вводится
словами "на основании".
5.3.1.
Утверждаемый акт подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
5.3.2.
Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, после которого
ставится точка, имеет наименование. Наименование раздела печатается по центру
страницы с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением
номера раздела.
Например:
1. Компетенция
Управления
Точка
после наименования раздела не ставится.
5.3.3.
Подраздел имеет порядковый номер и наименование. Номер подраздела обозначается
двумя группами арабских цифр, разделенными точками, и включает в себя номер
соответствующего раздела, а также порядковый номер подраздела внутри раздела.
Наименование подраздела печатается по центру страницы с прописной буквы
полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера раздела.
Например:
1.2. Полномочия
Управления
Точка
после наименования подраздела не ставится.
5.3.4.
Пункт обозначается тремя группами арабских цифр, разделенными точками. Номер
пункта включает в себя номер соответствующего подраздела и порядковый номер
пункта внутри раздела. Пункты печатаются с абзацного отступа. Если разделы не
подразделяются на подразделы, то пункты обозначаются двумя группами арабских
цифр, разделенными точками.
Например:
1.1.1.
Настоящие Правила регулируют отношения ...
Подпункты
предусматриваются только при перечислении, обозначаются строчными буквами
русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Например:
2.3.2. К
полномочиям Управления в сфере ... относятся:
а) ...;
б) ...;
5.3.5.
Пункты могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац представляет собой
законченное предложение или несколько предложений. Деление пункта одновременно
на подпункты и ненумерованные абзацы не допускается.
5.3.6.
При утверждении состава коллегиального органа сначала указываются фамилии,
имена, отчества и должности председателя, его заместителей и секретаря
(ответственного секретаря), а также их обязанности в составе органа, а затем в
алфавитном порядке перечисляются фамилии, имена, отчества и должности членов
органа, при этом слова "член комиссии" и тому подобные не
указываются.
Каждая
позиция состава органа печатается без нумерации от левого края текстового поля
следующим образом:
а) для
председателя, его заместителей, секретаря органа:
|
Иванов Петр Юрьевич
|
-
|
заместитель главы
Администрации города Костромы, председатель Комиссии
|
б) для
члена органа:
|
Иванов Петр Юрьевич
|
-
|
заместитель начальника
Административно-правового управления Администрации города Костромы
|
5.4. Оформление
проектов муниципальных правовых актов
должностных лиц
Администрации города Костромы
5.4.1.
Оформление проектов распоряжений (приказов) должностных лиц Администрации
города Костромы производится в соответствии с требованиями настоящего раздела.
5.4.2.
Проект распоряжения (приказа) имеет следующие реквизиты:
а) герб
города Костромы;
б) наименование
органа - Администрация города Костромы;
в)
наименование вида документа: распоряжение заместителя главы Администрации,
распоряжение или приказ;
(пп. "в" в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 26.05.2017 N 104-рг)
г) для
актов руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации -
наименование должности руководителя отраслевого (функционального) органа
Администрации;
(пп. "г" в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 26.05.2017 N 104-рг)
д) дата
акта;
е)
регистрационный номер акта;
ж)
заголовок акта;
з) текст
акта;
и)
подпись должностного лица.
5.4.3.
Текст проекта состоит из вводной и постановляющей частей.
5.4.4.
Вводная часть проекта содержит цели принятия распоряжения (приказа), указание
на основание принятия распоряжения (приказа), ссылки на законы и иные правовые
акты, послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на часть 2 статьи 57
Устава города Костромы, определяющей компетенцию заместителей главы
Администрации по принятию правовых актов, либо на часть 3 статьи 57
Устава города Костромы и соответствующий пункт положения об отраслевом
(функциональном) органе Администрации, определяющие компетенцию руководителя
отраслевого (функционального) органа Администрации по принятию правовых актов.
Завершается изложение вводной части словами "ОБЯЗЫВАЮ:" (для
распоряжений), "ПРИКАЗЫВАЮ:" (для приказов), которые печатаются
прописными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и
постановляющей частей акта интервалом 18 пунктов.
(в ред. распоряжений
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от
25.03.2015 N 57-рг)
5.4.5.
Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме
нормативные предписания, изложенные в виде пунктов, которые нумеруются в
соответствии с требованиями подраздела 5.2
настоящей Инструкции.
5.4.6.
Утверждаемые акты оформляются в соответствии с требованиями подраздела 5.3 настоящей Инструкции.
6. Оформление
договоров и
информационно-справочных
документов
6.1. Оформление
договоров
6.1.1.
Договоры могут оформляться в виде одного документа, подписанного сторонами,
путем обмена документами либо в иных формах, установленных Гражданским кодексом Российской
Федерации, иными федеральными законами.
6.1.2.
Договоры, составляемые в виде одного документа, подписанного сторонами,
оформляются на листах бумаги формата А4 без бланка.
6.1.3.
Договор, составляемый в виде одного документа, подписанного сторонами, имеет
следующие реквизиты, оформляемые по общим правилам, установленным разделом
2 настоящей Инструкции:
а)
заголовок, включающий наименование вида документа - договор, соглашение,
контракт (государственный контракт) и тому подобное, а также указание на
предмет договора;
б) дата
подписания сторонами, регистрационный номер;
в) место
подписания;
г) текст;
д)
подписи представителей сторон.
6.1.4.
Визы согласования к договору, составляемому в виде одного документа,
подписанного сторонами, проставляются на листе
согласования (приложение 1 к настоящей Инструкции).
6.1.5.
Договоры, составляемые в виде одного документа, подписанного сторонами,
изготавливаются не менее чем в трех подлинных экземплярах, имеющих одинаковую
юридическую силу.
Один
экземпляр подписанного договора с листом согласования хранится в Управлении
организационной работы. Другой экземпляр подписанного договора передается
контрагенту. Третий экземпляр подписанного договора передается в отраслевой
(функциональный) орган Администрации, ответственный за исполнение договора, для
использования в работе.
6.1.6.
Если договор заключается путем обмена документами, оформление данных документов
осуществляется по правилам, установленным подразделом 6.2
настоящей Инструкции.
6.1.7.
Муниципальные контракты, подписанные сторонами, изготавливаются не менее чем в
двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Один
экземпляр подписанного муниципального контракта, заключенного Администрацией,
регистрируется в Управлении организационной работы, заключенного отраслевым
(функциональным) органом Администрации, регистрируется в отраслевом
(функциональном) органе в соответствии с правилами делопроизводства,
установленными в органе, и с листом согласования передается на исполнение и
хранение в бухгалтерскую службу органа или Администрации. Другой экземпляр
подписанного муниципального контракта передается контрагенту.
Муниципальные
контракты, составленные в электронной форме и подписанные сторонами с
использованием электронных цифровых подписей, изготавливаются не менее чем в
одном экземпляре на бумажном носителе без собственноручных подписей сторон.
(абзац введен распоряжением
Администрации города Костромы от 10.07.2015 N 270-рг)
Один
экземпляр муниципального контракта с приложением данных, свидетельствующих о
подписании муниципального контракта сторонами электронными цифровыми подписями,
с листом согласования хранится в бухгалтерской службе органа или Администрации.
(абзац введен распоряжением
Администрации города Костромы от 10.07.2015 N 270-рг)
(п. 6.1.7 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
6.2.1.
Служебные письма Администрации готовятся:
а) как
сопроводительные письма к проектам решений Думы города Костромы, иным
документам;
б) как
ответы на запросы органов государственной власти, органов местного
самоуправления, организаций и частных лиц;
в) как
инициативные письма.
6.2.2.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на
основании установленных правовыми актами сроков исполнения документов, запросов
или по решению автора резолюции.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
6.2.3.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным
в резолюции руководителя.
6.2.4.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями отраслевых
(функциональных) органов Администрации.
6.2.5.
Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, установленных настоящей
Инструкцией.
Служебные
письма, подписываемые главой Администрации или лицом, исполняющим его
обязанности, оформляются на продольном должностном бланке главы Администрации
или угловом бланке письма Администрации.
Служебные
письма, подписываемые заместителями главы Администрации, а также лицами,
исполняющими их обязанности, оформляются на угловом бланке письма
Администрации.
6.2.6.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более отраслевых
(функциональных) органов Администрации, а также совместные письма от имени
Администрации и других органов (организаций), оформляются на листе бумаги
формата А4 без бланка. При этом данные о наименовании органов (организаций),
подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите
"подпись".
6.2.7.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы
нумеруются арабскими цифрами в правом нижнем углу.
6.2.8.
Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.
6.2.9.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или
нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном
структурном подразделении организации - адресата.
6.2.10.
Текст письма от имени Администрации излагается от 3-го лица единственного
числа.
Например:
"Администрация
считает ...", "Администрация города Костромы рассмотрела ...".
Если
письмо оформлено на бланке главы Администрации города Костромы или иного
должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа:
"прошу ...", "направляю ...".
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
6.2.11.
Датой письма является дата его подписания.
6.2.12.
Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом
Администрации города Костромы, а также положениями об отраслевых (функциональных)
органах Администрации; в названных документах должен быть предусмотрен порядок
подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
6.2.13.
Текст письма состоит из следующих основных частей: обращение, вступление,
основное содержание.
6.2.14.
Наиболее часто употребляемой формой обращения является:
Уважаемый
..............!
6.2.15.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.
Вступление может содержать ссылку на документ, послуживший юридическим
основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся
ситуации.
6.2.16.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ
и приводимые доказательства.
6.2.17.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований,
просьб, отказов, напоминаний. Заключение формулируется при помощи слов "просим"
(письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем",
"представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем"
(информационное письмо).
6.2.18.
Заключительная часть служебного письма может заканчиваться фразой этикетного
характера "С уважением". Фраза этикетного характера пишется
руководителем от руки вместе с подписью.
(п. 6.2.18 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 13.09.2010 N 267-рг; в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
6.3. Телеграммы.
Телефонограммы
6.3.1.
Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные,
обыкновенные.
6.3.2.
Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагается
сжато, без переноса слов, без союзов, предлогов и запятых (если при этом не
искажается смысл содержания), без исправлений. Знаки препинания в телеграмме
следует писать только словами, полностью или сокращенно:
"точка"
или "тчк", "запятая" или "зпт",
"скобка" или "скб", "кавычки" или
"квч".
6.3.3. В
группах цифр допускается написание точки и запятой знаком. При отправке
телеграммы с одинаковым содержанием нескольким адресатам, их наименования
указываются перед текстом.
6.3.4.
Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с правилами оказания
услуг связи.
6.3.5.
Телеграмма, как и письмо, составляется в двух экземплярах. Один из них
направляется в отделение связи, другой хранится в деле.
6.3.6.
Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющие доставить ее
адресату.
6.3.7.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов,
выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и
записывается получателем). Телефонограмма составляется в одном экземпляре и
подписывается лицом, от имени которого она передается.
Подписанные
телефонограммы регистрируются в отраслевых (функциональных) органах,
руководители которых подписали телефонограмму; после передачи на них
проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и
принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если
телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их
список с указанием номеров телефонов.
6.3.8.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими
реквизитами:
а) исходящим
регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
б)
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, подписавшего телефонограмму;
в)
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, передавшего телефонограмму;
г)
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего
телефонограмму;
д)
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
6.3.9.
Регистрируются и оформляются телефонограммы в соответствующих журналах.
6.4. Протоколы
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
6.4.1.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания
(заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов
решений и прочего.
6.4.2.
Протоколы могут вестись в полной или краткой форме, при которой опускается ход
обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.4.3.
Протоколы имеют следующие реквизиты:
а)
наименование вида документа - слово "ПРОТОКОЛ", печатаемое прописными
буквами вразрядку, полужирным шрифтом кеглем N 16 и выравниваемое по центру;
б) вид заседания,
совещания, название коллегиального (совещательного) органа - отделяется от
предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов и согласуется с ним в родительном
падеже, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
в) место
проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого
проводится совещание, выравнивается по центру;
г) дата и
номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от
предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов. Номер протокола печатается после
слова "протокол" и состоит из знака "N" и номера протокола.
Номер протокола совещания (заседаний) при главе Администрации, заместителе
главы Администрации состоит из:
-
инициалов имени и фамилии должностного лица, председательствующего на совещании,
отделяемых дефисом;
-
порядкового регистрационного номера в пределах календарного года с добавлением
индекса "пр".
Например:
ОБ-10пр;
(пп. "г" в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
д) текст
протокола;
е) подпись
- отделяется от текста интервалом 36 пунктов. Состоит из наименования должности
лица, председательствовавшего на заседании, совещании, его личной подписи и
расшифровки подписи (инициалов и фамилии).
6.4.4.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и
основной.
6.4.5. Во
вводной части указываются:
а)
председатель коллегиального органа или председательствующий на заседании
(совещании);
б)
секретарь коллегиального органа или лицо, ведущее протокол;
в) список
присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их
число превышает 15 человек.
6.4.6.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов,
перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту
повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается с
абзацного отступа.
6.4.7.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки
дня. Для каждого раздела указывается наименование вопроса. Текст каждого
раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ -
ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
6.4.8.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или
прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст
выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью.
При необходимости приводятся итоги голосования.
6.4.9.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в
тексте протокола после соответствующего решения.
6.4.10.
Текст краткого протокола состоит из вводной и основной частей.
6.4.11.
Вводная часть начинается со слова "Председательствовал", которое
печатается через интервал от предыдущего реквизита прописными буквами через 1
межстрочный интервал с указанием должности, инициалов и фамилии
председательствовавшего на заседании, совещании.
Слово
"Присутствовали" печатается от абзацного отступа, в конце слова
ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии
присутствующих.
Наименования
должностей могут указываться обобщенно.
Например:
заместители
главы Администрации города Костромы.
6.4.12.
Многострочные наименования должностей присутствующих отделяются интервалом 12
пунктов.
6.4.13.
Вводная часть отделяется от основной части протокола интервалом 18 пунктов.
6.4.14.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним
решения и данные поручения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и
начинается с предлога "О" ("Об"), печатается полужирным
шрифтом и выравнивается по центру. Ниже под чертой указываются инициалы и
фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем
указываются принятые по вопросу решения и данные поручения.
Например:
1. Об
оперативной обстановке в городе
с 20 по 27 мая
2013 года
________________________________________
(А.Г.Лаговский,
О.В.Болоховец)
6.4.15.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой
протокола является дата заседания.
6.4.16.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года
отдельно по каждому совещательному (коллегиальному) органу. Протоколы
совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера
протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
6.4.17.
Копии протоколов (выписки из протоколов) рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.
Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель
отраслевого (функционального) органа Администрации, осуществляющий подготовку
совещания (заседания), или должностное лицо, ведущее протокол.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
6.4.18.
Протоколы совещаний (заседаний) при главе Администрации хранятся в Управлении
организационной работы.
(п. 6.4.18 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
6.4.19.
Протоколы совещаний (заседаний) при заместителях главы Администрации хранятся у
помощников заместителей главы Администрации.
(п. 6.4.19 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
6.4.20.
Протоколы заседаний постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий,
советов и пр.), созданных при отраслевом (функциональном) органе Администрации
или организационно-техническое обеспечение деятельности которых осуществляет
отраслевой (функциональный) орган Администрации, хранятся в соответствующем
отраслевом (функциональном) органе Администрации.
(п. 6.4.20 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
6.5. Акты
6.5.1.
Акт - служебный документ, подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Чаще всего акты составляются комиссиями, но в отдельных случаях акт может быть
составлен одним или несколькими должностными лицами.
6.5.2.
Акты оформляются на специальных бланках или стандартных листах бумаги формата
А4 и имеют следующие реквизиты:
а) гриф
утверждения (при необходимости);
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
б)
наименование вида документа - слово "АКТ" отделяется от предыдущего
реквизита интервалом 18 пунктов, печатается прописными буквами, выравнивается
по центру;
в)
наименование акта;
г) дата и
номер акта: дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от
предыдущего реквизита интервалом 12 пунктов. Номер акта печатается арабскими
цифрами после слова "АКТ" и состоит из знака "N" и
порядкового номера акта;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
д) текст
акта;
е)
подписи членов комиссии или должностных лиц, подписавших акт.
6.5.3.
Если нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми
актами Костромской области или муниципальными правовыми актами города Костромы
установлены унифицированные формы актов, либо установлены требования к
оформлению актов, отличающиеся от определенных настоящим подразделом, то такие
акты оформляются в соответствии с требованиями указанных нормативных правовых
актов.
6.6. Докладные и
объяснительные записки
6.6.1.
Докладная записка - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в
порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с
выводами и предложениями составителя.
6.6.2.
Объяснительная записка - информационно-справочный документ, составленный
служащим для представления руководителю отраслевого (функционального) органа
Администрации или руководству Администрации по поводу сложившейся ситуации,
событий, фактов, поступков и поведения, в том числе связанных с нарушением
дисциплины, каких-либо происшествий.
6.6.3.
Докладные и объяснительные записки оформляются на бланках отраслевых
(функциональных) органов Администрации или на стандартных листах бумаги формата
А4 и имеют следующие реквизиты:
а)
наименование вида документа - слова "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА" или
"ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА", которые отделяются от предыдущего реквизита
интервалом 18 пунктов, печатаются прописными буквами, выравниваются по центру;
б) дата,
оформляемая словесно-цифровым способом;
в)
заголовок;
г) текст
документа;
д)
подпись автора документа.
ЧАСТЬ ВТОРАЯ.
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ
7. Организация
документооборота
7.1. Общие
правила организации документооборота
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.1.1. В
Администрации устанавливается децентрализованная система документооборота, по
которой обязанности в области документооборота и исполнения документов
распределяются между отраслевыми (функциональными) органами Администрации в
соответствии с Регламентом
Администрации города Костромы, настоящей Инструкцией и иными муниципальными
правовыми актами города Костромы.
7.1.2.
Управлением организационной работы осуществляются:
а)
регистрация и рассылка постановлений и распоряжений Администрации,
муниципальных правовых актов заместителей главы Администрации, за исключением
распоряжений заместителей главы Администрации, издаваемых ими в случае
одновременного замещения должности руководителя отраслевого (функционального)
органа Администрации;
(в ред. распоряжения Администрации
города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
б) прием
документов, адресованных Администрации, главе Администрации, заместителям главы
Администрации, за исключением обращений граждан;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
в)
регистрация и сканирование документов, адресованных Администрации, главе Администрации,
заместителям главы Администрации, за исключением обращений граждан, в системе
электронного документооборота;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
г)
распределение документов, адресованных Администрации, главе Администрации,
заместителям главы Администрации, через систему электронного документооборота;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
д) регистрация
и отправка исходящих документов, подписанных главой Администрации,
заместителями главы Администрации;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
е)
информационно-справочная работа по прохождению документов; техническое
оформление (тиражирование) документов и их хранение;
ж)
контроль и анализ деятельности по исполнению поручений, содержащихся в
муниципальных правовых актах Администрации, письменных резолюций главы
Администрации к входящим документам, поручений, содержащихся в решениях Совета
Администрации.
7.1.3. В
Отделе контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации города Костромы
(далее - Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан) осуществляются:
а) прием
письменных и устных обращений граждан, адресованных Администрации, главе
Администрации, заместителям главы Администрации;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
б)
регистрация и сканирование обращений граждан, адресованных Администрации, главе
Администрации, заместителям главы Администрации, в системе электронного
документооборота;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
в)
распределение обращений граждан, адресованных Администрации, главе
Администрации, заместителям главы Администрации, через систему электронного
документооборота;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
г)
отправка ответов на обращения граждан, подписанных главой Администрации,
заместителями главы Администрации;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
д)
регистрация и отправка исходящих документов на поручения губернатора
Костромской области и его заместителей от имени главы Администрации,
заместителей главы Администрации;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
е)
контроль и анализ деятельности по работе с обращениями граждан и исполнению
письменных резолюций главы Администрации к ним;
ж)
контроль и анализ деятельности по исполнению поручений губернатора Костромской
области и его заместителей, главы Администрации.
7.1.4.
Специалист по мобилизационной работе и защите государственной тайны
Администрации осуществляет возложенные на него функции в области работы с
документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и с
документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в
том числе с грифом "ДСП".
7.1.5. Во
всех отраслевых (функциональных) органах Администрации осуществляется
подготовка, регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по
прохождению документов, адресованных непосредственно отраслевым
(функциональным) органам Администрации, их руководителям, либо документов,
поступающих непосредственно в отраслевые (функциональные) органы Администрации в
соответствии с муниципальными правовыми актами, а также регистрация
распоряжений и приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов
Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
7.1.6.
Регистрацию распоряжений и приказов заместителя главы Администрации -
начальника Управления финансов Администрации осуществляет Управление финансов
Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 26.05.2017 N 104-рг)
Регистрацию
распоряжений и приказов заместителя главы Администрации - председателя Комитета
образования, культуры, спорта и работы с молодежью Администрации осуществляет
Комитет образования, культуры, спорта и работы с молодежью Администрации.
(п. 7.1.6 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 05.02.2016 N 16-рг)
7.2. Графики
документооборота
7.2.1.
Графики документооборота содержат перечни работ по созданию, проверке и
обработке документов, выполняемых каждым отраслевым (функциональным) органом
Администрации, его структурными подразделениями, а также всеми исполнителями с
указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
7.2.2.
Графики должны устанавливать в Администрации, отраслевом (функциональном)
органе Администрации рациональный документооборот, то есть предусматривать
оптимальное число отраслевых (функциональных) органов, их подразделений и
исполнителей для прохождения каждым служебным документом, определять
минимальный срок его нахождения в отраслевом (функциональном) органе
Администрации, его подразделении.
7.2.3.
Графики документооборота Администрации утверждаются распоряжениями Администрации,
а графики документооборота отраслевых (функциональных) органов Администрации -
приказами руководителей данных органов по согласованию с Управлением
организационной работы.
7.2.4.
Порядок разработки и утверждения графиков документооборота устанавливается
распоряжением Администрации.
7.3. Прием,
обработка, регистрация и распределение
входящих
документов
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.3.1.
Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающих в
Администрацию документов (далее - входящие документы) осуществляется
Управлением организационной работы, за исключением случаев, указанных в
настоящем подразделе.
7.3.2.
Письменные обращения граждан, адресованные Администрации, главе Администрации,
заместителям главы Администрации, направляются для обработки и регистрации в
Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан. Письменные обращения граждан,
адресованные руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации,
обрабатываются и регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией,
в этом отраслевом (функциональном) органе Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.3.3.
Протоколы совещаний при губернаторе Костромской области, его заместителях и
запросы по их исполнению направляются для обработки и регистрации в Отдел
контроля и рассмотрения обращений граждан.
7.3.4.
Адресованные главе Администрации обращения руководителей муниципальных
учреждений и предприятий, муниципальных служащих, работников Администрации по
вопросам трудовых отношений направляются в Отдел кадровой работы Администрации.
7.3.5.
Судебные приказы, решения, определения и постановления судов общей юрисдикции
или арбитражных судов, а также судебные повестки и иные судебные извещения
передаются в Правовое управление и регистрируются в день их поступления
служащим Правового управления, в обязанности которого входит организация
делопроизводства.
7.3.6.
Прием и регистрация входящих документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, в том числе с грифом "ДСП",
осуществляется специалистом по мобилизационной работе и защите государственной
тайны Администрации.
7.3.7.
Уведомления о собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях
регистрируются отделом по связям с общественностью Управления организационной
работы в день их поступления.
7.3.7.1.
Уведомления Управления федеральной службы исполнения наказаний Российской
Федерации по Костромской области об освобождении из мест заключения осужденных,
выезжающих на жительство в город Кострому, направляются и регистрируются в
Отделе административных органов Администрации.
(п. 7.3.7.1 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
7.3.8. Ошибочно
присланные документы возвращаются отправителю.
7.3.9.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих
пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с
пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или
уполномоченным им лицом.
7.3.10.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту
можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
7.3.11.
При приеме документов, доставленных нарочно, на экземпляре заявителя
проставляется отметка: "Администрация города Костромы ПОЛУЧЕНО
"___" ______ 20__".
7.3.12.
Входящие документы учитываются и распределяются на документы, регистрируемые в
системе электронного документооборота и нерегистрируемые.
7.3.13.
Не подлежат регистрации:
а)
материалы справочно-информационного характера;
б)
документы первичного бухгалтерского учета;
в)
приглашения на совещания, иные мероприятия, пригласительные билеты,
поздравительные письма и телеграммы;
г)
периодические печатные издания, книги и брошюры, рекламные извещения, плакаты,
буклеты;
д)
сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, программы совещаний,
конференций;
е)
учебные планы, программы;
ж)
прейскуранты цен;
з)
технические условия;
и)
документы, связанные с ведением коллективных переговоров;
к) формы
статистической отчетности;
л)
корреспонденция, адресованная с пометкой "лично".
Документы,
поступившие в Администрацию, подлежат регистрации в день поступления.
7.3.14.
Документы, поступившие в Администрацию после 15.00 часов и не имеющие срока
исполнения менее 3 дней, подлежат регистрации на следующий день.
7.3.15.
Регистрация входящих документов осуществляется в Управлении организационной
работы с вводом их реквизитов и сканированных копий в систему электронного
документооборота. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
7.3.16.
Регистрационный номер входящих документов включает:
а)
порядковый номер заголовка дел по номенклатуре, отделяемый дефисом;
б)
порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива документов,
отделяемый дробью;
в) две
последние цифры текущего календарного года.
Например:
10-36/13.
7.3.17.
Регистрационный штамп ставится в нижнем правом углу входящего документа. В
регистрационном штампе указываются номер и дата регистрации документа. На
телеграммах и срочных документах указывается время их поступления.
7.3.18.
При повторном поступлении документов по одному и тому же вопросу им
присваивается первоначальный регистрационный номер, но с дополнительным
индексом "1", "2" и так далее (N 00-000/00-1).
7.3.19.
При регистрации входящих документов в системе электронного документооборота
создается регистрационно-контрольная карточка.
7.3.20.
После регистрации входящий документ сканируется, прикрепляется к
регистрационно-контрольной карточке и направляется через систему электронного
документооборота на рассмотрение главе Администрации, заместителям главы Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.3.21.
Приложения к документу, объемом свыше 10 листов, не сканируются и передаются
исполнителю в работу в бумажном виде.
7.3.22.
Допускается не сканировать прошитые документы.
7.3.23.
Оригиналы входящих документов, сканированные копии которых размещены в системе
электронного документооборота, хранятся в Управлении организационной работы до
сдачи на хранение в муниципальный архив.
7.4. Порядок
оформления резолюций на входящие документы
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.4.1.
Резолюции на входящие документы налагаются непосредственно главой Администрации,
заместителями главы Администрации, в системе электронного документооборота,
бланках поручений или непосредственно на документе. Проекты резолюций могут
готовить помощники (советники) соответствующих должностных лиц.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.4.2.
Резолюции на документах определяют фамилии лиц, ответственных за исполнение и
контроль, содержание поручений, сроки их исполнения, должны иметь подпись
должностного лица, наложившего резолюцию, и дату ее наложения.
7.4.3.
Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей,
то определяется ответственный исполнитель поручения, который указывается первым
или помечается словом "ответственный".
7.4.4.
Если резолюция предусматривает несколько поручений, то она разбивается на
пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт включает
исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. Допускается подготовка
ответа по каждому поручению в резолюции отдельно.
7.4.5.
Срок наложения резолюции главой Администрации, заместителями главы
Администрации не должен превышать 2 дней со дня регистрации документа в
Управлении организационной работы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.4.6.
Внесение изменений в резолюцию главы Администрации, заместителей главы
Администрации осуществляется не позднее 3 дней со дня ее наложения, с
обязательным информированием Управления организационной работы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.5. Сроки
рассмотрения и исполнения документов
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.5.1.
Документы, зарегистрированные Управлением организационной работы, направляются
на рассмотрение должностным лицам Администрации в соответствии с резолюцией
главы Администрации, заместителей главы Администрации с помощью системы
электронного документооборота.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.5.2.
Занесение резолюций главы Администрации, заместителей главы Администрации по
входящим документам в раздел "Поручения" регистрационно-контрольной
карточки системы электронного документооборота осуществляется работниками
Управления организационной работы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.5.3.
Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступивших в соответствии
с резолюцией в отраслевые (функциональные) органы Администрации, осуществляют
лица, ответственные за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах
Администрации.
7.5.4.
Общий срок исполнения входящих документов - 30 календарных дней со дня
регистрации.
7.5.5.
Иные сроки исполнения документов могут быть установлены:
а) в
тексте документа;
б) в
резолюции.
7.5.6. В
соответствии с резолюциями:
а)
"Срочно" - срок исполнения документа 5 дней,
б)
"Весьма срочно" - 3 дня,
в)
"Оперативно" - 10 дней.
7.5.7.
Протест прокуратуры подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в
десятидневный срок со дня его регистрации в Управлении организационной работы.
7.5.8.
Представление прокурора об устранении нарушений закона подлежит
безотлагательному рассмотрению в течение месяца, по результатам которого должны
быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, о
результатах должно быть сообщено прокурору в письменной форме.
7.5.9. Ответ
на запрос депутата Костромской областной Думы, депутата Думы города Костромы
направляется в письменном виде не позднее 15 дней со дня регистрации в
Управлении организационной работы.
7.5.10.
Ответ на запрос Думы города Костромы, оформленный решением Думы города
Костромы, дается не позднее 15 дней со дня его регистрации в Управлении
организационной работы или в иной установленный в решении Думы срок.
7.5.11.
Ответ на поручение, рекомендацию Думы города Костромы, содержащиеся в протоколе
заседания Думы города Костромы, дается не позднее 15 дней со дня регистрации
протокола в Управлении организационной работы или в иной установленный Думой
срок.
7.5.12.
Ответ на межведомственный запрос направляется автору запроса в течение 5
рабочих дней.
7.5.13.
Ответ в письменной форме на обращение уполномоченного при Президенте Российской
Федерации по защите прав предпринимателей, уполномоченного по защите прав
предпринимателей в Костромской области, запрашиваемые им сведения, документы и
материалы представляются в срок, не превышающий пятнадцати дней со дня
получения соответствующего обращения.
7.5.14.
Жалоба на нарушение служащим требований Административного регламента
предоставления Администрацией города Костромы муниципальной услуги подлежит
рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
Жалоба на
отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц или
муниципальных служащих в принятии документов у заявителя либо в исправлении
допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного
срока таких исправлений подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней со дня
ее регистрации.
7.5.15.
Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно
подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.
7.5.16.
Соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа
представляют ответственному исполнителю справки для обобщения или составления
отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе
вопросу.
7.5.17.
Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки,
исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.
7.5.18.
Промежуточный ответ не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока
согласовывается с автором резолюции или курирующим заместителем главы
Администрации. Исполнитель направляет промежуточный ответ заявителю, а
экземпляр письма с визой согласования передается в Управление организационной
работы для отметки в регистрационно-контрольной карточке документа системы
электронного документооборота и переноса срока исполнения документа.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.5.19.
Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.
7.5.20. В
отраслевых (функциональных) органах Администрации сроки исполнения документов
устанавливаются их руководителями исходя из срока, установленного главой
Администрации, заместителем главы Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.5.21.
Документы с резолюциями "Для сведения", "Для использования в
работе", "Для руководства в работе" на контроль не ставятся.
7.6. Порядок
оформления и отправки исходящих документов
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
7.6.1.
Документы, подписанные электронной подписью в системе электронного
документооборота главой Администрации, заместителями главы Администрации,
распечатываются помощниками (советниками) соответствующих должностных лиц и
передаются для подписания ими на бумажном носителе.
7.6.2.
Утратил силу с 8 мая 2014 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг.
7.6.3.
Управлением организационной работы осуществляется регистрация, сканирование
исходящих документов, подписанных главой Администрации, заместителями главы
Администрации, размещение их в системе электронного документооборота и их
отправка, за исключением случаев, указанных в настоящем подразделе.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
7.6.4.
Регистрацию и отправку исходящих документов, подписанных главой Администрации,
заместителями главы Администрации, осуществляют:
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
а) Отдел
контроля и рассмотрения обращений граждан - ответы на обращения граждан,
исходящие документы на поручения губернатора Костромской области, его
заместителей;
б) Отдел
кадровой работы - исходящие документы, адресованные руководителям муниципальных
учреждений и предприятий, муниципальным служащим по вопросам трудовых
отношений;
в)
Правовое управление - исковые заявления (жалобы) и другие документы, связанные
с участием в судебных разбирательствах;
г)
специалист по мобилизационной работе и защите государственной тайны
Администрации - документы, содержащие служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с грифом "ДСП";
д) отдел
по связям с общественностью Управления организационной работы - документы,
связанные с поданными уведомлениями о собраниях, митингах, демонстрациях,
шествиях и пикетированиях;
е)
отраслевые (функциональные) органы Администрации - исходящие документы,
являющиеся результатом оказания данным отраслевым (функциональным) органом
муниципальной услуги.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
7.6.4.1.
Регистрацию и отправку исходящих внутренних документов (приглашения на
совещания, ответы на поручения главы Администрации, поручения и запросы в адрес
отраслевых (функциональных) органов Администрации, факсограммы), подписанных
заместителями главы Администрации, осуществляют помощники заместителей главы
Администрации.
(п. 7.6.4.1 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
7.6.5.
При регистрации исходящих документов в регистрационно-контрольной карточке в
системе электронного документооборота указывается способ доставки письма
адресату.
7.6.6.
Документы, передаваемые для регистрации и отправки, должны быть оформлены в
соответствии с требованиями Регламента
Администрации города Костромы и настоящей Инструкции.
7.6.7.
Неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются в
соответствующие отраслевые (функциональные) органы Администрации или помощникам
(советниками) заместителей главы Администрации для переоформления, даже если
они подписаны руководителем.
7.6.8.
Выдача исходящих документов адресату на руки подтверждается подписью лица,
принявшего документы, в разносной книге исходящих
документов, оформленной в соответствии с приложением 10 к настоящей Инструкции.
7.6.9.
При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает почтовый или телеграфный
адрес организаций, а при ответе на поступивший документ - также его
регистрационный номер и дату.
7.6.10.
Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются Управлением
организационной работы к отправке:
а) в трех
экземплярах - в случае направления документа в один адрес (первый экземпляр
отправляется адресату, второй остается в Управлении организационной работы,
третий после регистрации возвращается исполнителю);
б) в
случае направления документа нескольким адресатам - в количестве экземпляров,
на два экземпляра превышающем число адресатов, с тем чтобы один экземпляр
остался в Управлении организационной работы и один экземпляр после регистрации
был возвращен исполнителю.
7.6.11. К
экземпляру документа, остающемуся в Управлении организационной работы,
прикладывается лист, содержащий информацию о согласовании документа
должностными лицами Администрации и подписании электронной подписью в системе
электронного документооборота.
7.6.12.
Приложения к исходящему документу исполнителем не сканируются и передаются в
Управление организационной работы после подписания основного документа
электронной подписью в системе электронного документооборота.
7.6.13.
Исходящие документы, поступившие в Управление организационной работы, подлежат
регистрации и отправке в день поступления.
7.6.14.
Исходящие документы, поступившие в Управление организационной работы после
15.00 часов и не имеющие отметку "Срочно", подлежат регистрации и
отправке на следующий день.
7.6.15.
Исходящий регистрационный номер документа, подписанного главой Администрации,
заместителями главы Администрации, включает в себя:
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
а)
порядковый номер заголовка дел по номенклатуре с добавлением индекса
"исх", отделяемые дефисом;
б) порядковый
регистрационный номер в пределах календарного года, отделяемый дробью;
в) две
последние цифры текущего календарного года.
Например:
10исх-34/13.
7.6.15.1.
Исходящий регистрационный номер внутреннего документа, подписанного
заместителем главы Администрации и регистрируемого помощником заместителя главы
Администрации, включает в себя:
а)
инициалы имени и фамилии заместителя главы Администрации, отделяемые дефисом;
б)
порядковый регистрационный номер в пределах календарного года, отделяемый
дробью;
в) две
последние цифры текущего календарного года.
Например:
ОВ-25/14.
(п. 7.6.15.1 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
7.6.16.
Документ, отправляемый посредством использования информационно-телекоммуникационных
сетей, должен оформляться на бланке по общим правилам, установленным настоящей
Инструкцией. Отправляемый документ может представлять собой отсканированное
изображение оригинала документа на бумажном носителе с изображением
собственноручной подписи должностного лица, подписавшего документ, либо
электронную версию документа, подписанного электронной подписью.
7.6.17.
Электронные сообщения могут быть подписаны электронной подписью или иным
аналогом собственноручной подписи. В таком случае электронное сообщение
признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному
собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными
нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается
требование о составлении такого документа на бумажном носителе. После отправки
электронного документа, заверенного электронной подписью, досылка адресату его
копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.
7.7. Основы
организации работы с документами
в отраслевых
(функциональных) органах Администрации
7.7.1.
Организация работы с документами в отраслевых (функциональных) органах
Администрации регламентируется Регламентом
Администрации города Костромы, настоящей Инструкцией, иными постановлениями и
распоряжениями Администрации, а в части, не урегулированной указанными
муниципальными правовыми актами, - приказами руководителей отраслевых
(функциональных) органов Администрации.
7.7.2.
Организация работы с документами в отраслевых (функциональных) органах
Администрации обеспечивается сотрудниками, ответственными за организацию
делопроизводства, на которых возлагается выполнение следующих обязанностей:
а)
получение и учет документов, поступающих из Управления организационной работы,
Отдела контроля и рассмотрения обращения граждан через систему электронного
документооборота;
б)
получение, регистрация и учет документов, в том числе обращений граждан,
поступающих непосредственно в отраслевой (функциональный) орган Администрации;
в)
своевременная передача полученных документов на бумажных носителях руководителю
отраслевого (функционального) органа Администрации;
г)
своевременная передача документов от руководителя непосредственному исполнителю
через систему электронного документооборота или на бумажных носителях;
д)
организация контроля за прохождением документов, поступивших в отраслевой
(функциональный) орган Администрации;
е)
регистрация исходящих документов, подписанных руководителем отраслевого (функционального)
органа Администрации, и их отправка;
ж)
ознакомление работников с муниципальными правовыми актами, распорядительными и
информационными документами;
з)
систематическое информирование руководителя отраслевого (функционального)
органа Администрации о состоянии исполнения документов и поручений,
содержащихся в резолюции на документ;
и) выдача
работникам дел и документов для работы, контроль за их возвращением и
сохранностью;
к)
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел отраслевого
(функционального) органа Администрации, контроль за ведением дел иными
сотрудниками органа;
л)
подготовка и сдача дел на архивное хранение;
м) иных
обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и (или) приказами
руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации.
(п. 7.7.2 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
7.7.2.1.
Отраслевыми (функциональными) органами Администрации осуществляется регистрация
следующих документов:
а) документов,
адресованных отраслевому (функциональному) органу Администрации, руководителю
отраслевого (функционального) органа Администрации по вопросам основной
деятельности отраслевого (функционального) органа Администрации от органов
государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий,
учреждений, организаций;
б)
письменных обращений граждан, адресованных отраслевому (функциональному) органу
Администрации, руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации;
в)
заявлений на предоставление муниципальной услуги, в случае если отраслевой
(функциональный) орган Администрации непосредственно предоставляет
муниципальную услугу либо обеспечивает ее предоставление;
г)
документов, направляемых на рассмотрение постоянно действующих коллегиальных
органов (комиссий, советов и пр.), созданных при отраслевом (функциональном)
органе Администрации или организационно-техническое обеспечение деятельности
которых осуществляет отраслевой (функциональный) орган Администрации;
д)
приказов и распоряжений руководителя отраслевого (функционального) органа
Администрации;
е)
протоколов заседаний коллегиальных (совещательных) органов.
(п. 7.7.2.1 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
7.7.2.2.
После регистрации в Управлении организационной работы либо Отделе по работе с
обращениями граждан отраслевыми (функциональными) органами Администрации может
осуществляться регистрация следующих документов:
а)
документов от органов государственной власти, органов местного самоуправления,
предприятий, учреждений, организаций, адресованных Администрации, главе
Администрации, заместителям главы Администрации и направленных на рассмотрение
в отраслевой (функциональный) орган Администрации;
б)
письменных обращений граждан, адресованных Администрации, главе Администрации,
заместителям главы Администрации и направленных на рассмотрение в отраслевой
(функциональный) орган Администрации;
в)
поручений губернатора Костромской области, его заместителей, исполнительных
органов государственной власти Костромской области, исполнение которых главой
Администрации, заместителями главы Администрации поручено отраслевому
(функциональному) органу Администрации;
г)
поручений главы Администрации, данных на еженедельных планерных совещаниях;
д)
проектов муниципальных правовых актов, направленных на согласование
руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации;
е) копий
принятых муниципальных правовых актов.
(п. 7.7.2.2 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
7.7.2.3.
Регистрация заявлений о предоставлении муниципальной услуги, в случае если
отраслевой (функциональный) орган Администрации непосредственно предоставляет
муниципальную услугу либо обеспечивает ее предоставление, и исходящих
документов, являющихся результатом оказания муниципальной услуги, если
результатом предоставления муниципальной услуги является документ органа,
осуществляется раздельно по каждой муниципальной услуге.
(п. 7.7.2.3 введен распоряжением
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
7.7.3.
Отраслевые (функциональные) органы Администрации ведут учет поступления,
прохождения и исполнения документов в системе электронного документооборота, в
системе автоматизированного документооборота или журналах, форма которых
устанавливается приказом руководителя отраслевого (функционального) органа
Администрации или муниципальными правовыми актами города Костромы.
(п. 7.7.3 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
7.7.4.
Документы, поступившие в отраслевой (функциональный) орган Администрации после
их учета, передаются руководителю отраслевого (функционального) органа
Администрации и в соответствии с его резолюцией направляются на исполнение или
для ознакомления.
(п. 7.7.4 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
7.7.5.
Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации несут
ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют
качество и своевременность выполнения поручений, содержащихся в резолюциях на
документы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
7.7.6.
При работе с документами в отраслевых (функциональных) органах Администрации
необходимо соблюдать следующие требования:
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
а)
непосредственные исполнители, работающие с документами, отвечают за обеспечение
сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них
конфиденциальной информации;
б)
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных
целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;
в) не
разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо
правки, делать отметки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
г)
передача документов работникам других отраслевых (функциональных) органов
Администрации может производиться только с разрешения руководителя отраслевого
(функционального) органа Администрации;
д)
передача служебных документов представителям средств массовой информации
осуществляется через Отдел по работе со средствами массовой информации
Администрации.
8. Контроль
исполнения служебных документов
8.1. Общие
положения о контроле
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
8.1.1.
Контролю в соответствии с настоящей Инструкцией подлежит исполнение:
а)
поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях) Администрации;
б)
поручений, содержащихся в резолюциях главы Администрации, заместителей главы
Администрации, на поступившие в Администрацию документы;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
в)
поручений губернатора Костромской области и его заместителей, данных на
совещаниях для исполнения главой Администрации города Костромы;
г) поручений
главы Администрации города Костромы, данных на совещаниях при главе
Администрации города Костромы.
8.1.2.
Контроль исполнения документов и поручений включает в себя постановку на
контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа или
поручения с контроля, направление исполненного документа или поручения в дело,
учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,
информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
8.2. Организация
контроля исполнения поручений,
содержащихся в
резолюциях главы Администрации,
заместителей
главы Администрации, на поступившие
в Администрацию
документы
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 08.05.2014 N
194-рг)
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 27.08.2013 N
309-рг)
8.2.1.
Основанием для постановки документов на контроль является резолюция главы
Администрации, заместителей главы Администрации и срок исполнения, указанный в
резолюции или в тексте документа.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
8.2.2.
Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов являются
заместители главы Администрации и руководители отраслевых (функциональных)
органов Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
8.2.3.
Контроль исполнения служебных документов и поручений осуществляют помощники
(советники) заместителей главы Администрации или руководители соответствующих
отраслевых (функциональных) органов Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
8.2.4.
Контроль сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях к входящим
документам, осуществляет Управление организационной работы.
8.2.5.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического его
исполнения по существу, а также выполнения поручения, содержащегося в резолюции
к нему, и сообщения результатов заявителю или документального подтверждения
исполнения в виде постановления, протокола, платежного документа, служебной
записки и прочего.
8.2.6.
Управлением организационной работы ежедневно составляются перечни входящих
документов, сроки исполнения которых истекают в течение ближайших 2-5 дней, и
направляется данные перечни руководителям отраслевых (функциональных) органов
Администрации, помощникам (советникам) заместителей главы Администрации через
систему электронного документооборота.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
8.2.7. По
состоянию на 1 и 15 число каждого месяца Управлением организационной работы
руководителям отраслевых (функциональных), органов Администрации, помощникам
(советникам) заместителей главы Администрации направляется информация о
нарушениях сроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях главы
Администрации, заместителей главы Администрации, на поступившие в Администрацию
документы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
8.3. Организация
контроля исполнения
постановлений и распоряжений
Администрации
8.3.1.
Основанием для постановки постановлений и распоряжений Администрации на
контроль является наличие в тексте документа пункта о возложении контроля
исполнения постановления (распоряжения) на ответственного исполнителя -
заместителя главы Администрации руководителя отраслевого (функционального)
органа Администрации, подчиняющегося главе Администрации непосредственно.
(в ред. распоряжений
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от
08.05.2014 N 194-рг)
8.3.2.
При наличии в постановлении (распоряжении) формулировки "Контроль за
выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой"
контроль за выполнением документа осуществляется совместно помощником
(советником) главы Администрации и руководителем отраслевого (функционального)
органа Администрации, готовившего данный документ. Руководитель отраслевого
(функционального) органа Администрации представляет помощнику (советнику) главы
Администрации информацию о состоянии выполнения правового акта.
8.3.3.
Пункт о возложении контроля включается в текст документа при наличии конкретных
поручений отраслевым (функциональным) органам Администрации или должностным
лицам Администрации с указанием сроков их исполнения.
8.3.4. На
контроль, как правило, не ставятся постановления (распоряжения), утверждающие
муниципальные правовые акты, устанавливающие общеобязательные правила
(положения, порядки, инструкции и тому подобное).
8.3.5.
Непосредственное исполнение функций по контролю исполнения постановлений
(распоряжений) осуществляют помощники (консультанты) заместителей главы
Администрации или руководители отраслевых (функциональных) органов
Администрации.
8.3.6.
Контроль сроков исполнения постановлений (распоряжений) осуществляет Управление
организационной работы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.7. О
ходе исполнения постановления (распоряжения) сроком исполнения один год и более
ответственный исполнитель обязан проинформировать главу Администрации до
истечения первой половины установленного срока. Информация
о ходе исполнения постановлений (распоряжений) Администрации (промежуточная
информация) представляется по форме, установленной приложением 11 к настоящей
Инструкции.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.8.
При наличии конкретной календарной даты исполнения поручений, содержащихся в
тексте документа, информация о снятии с
контроля постановления (распоряжения) должна быть представлена не позднее, чем
через месяц после указанной даты по форме, установленной приложением 12 к
настоящей Инструкции.
8.3.9.
Основанием для снятия с контроля постановлений и распоряжений Администрации
является соответствующая резолюция главы Администрации или исполняющего
обязанности главы Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.10.
Снятие постановления (распоряжения) с контроля не означает, что оно признано
утратившим силу. Для признания постановления (распоряжения) утратившим силу
необходимо принятие постановления (распоряжения) о признании его утратившим
силу.
8.3.11.
При необходимости продления срока исполнения постановления (распоряжения)
ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока
представляет информацию о продлении срока исполнения
по форме, установленной приложением 13 к настоящей Инструкции.
8.3.12.
Решение о продлении срока исполнения постановлений (распоряжений) принимает
глава Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.13.
Информации о ходе исполнения, о снятии с контроля и (или) о продлении срока (с
приложением копии соответствующего постановления, распоряжения) подписываются
ответственным исполнителем и представляются в Управление организационной
работы. При отсутствии нарушений документы визируются заместителем главы
Администрации, к предметам ведения которого относятся соответствующие
направления деятельности Администрации, и направляются на рассмотрение главы
Администрации. Информации о контролируемых документах с резолюцией главы
Администрации остаются в Управлении по организационной работе и формируются в
дело.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.14.
Дела с информацией об исполнении постановлений (распоряжений) Администрации
после снятия их с контроля в течение года хранятся в Управлении организационной
работы, по истечении года сдаются в муниципальный архив.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.3.15.
По состоянию на 25 число каждого месяца Управление организационной работы
представляет ответственным исполнителям обобщенную информацию о состоянии
исполнения постановлений (распоряжений) Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
8.4. Организация
контроля исполнения поручений
губернатора
Костромской области и его заместителей,
главы
Администрации города Костромы
(введен распоряжением
Администрации города Костромы
от 15.02.2012 N
43-рг)
8.4.1.
Основанием для постановки поручений губернатора Костромской области и его
заместителей, главы Администрации города Костромы на контроль является
соответствующая резолюция главы Администрации города Костромы.
8.4.2.
Ответственными за своевременное и качественное исполнение поручений являются
заместители главы Администрации и руководители отраслевых (функциональных)
органов Администрации, указанные в тексте поручения или в резолюции к
поручению.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
8.4.3.
Контроль за сроками и ходом исполнения поручений губернатора Костромской
области, данных на еженедельных оперативных совещаниях при губернаторе
Костромской области, заседаниях администрации Костромской области, иных
совещаниях при губернаторе Костромской области, его заместителях, отдельных
поручений губернатора Костромской области и его заместителей, поручений,
изложенных в резолюциях к служебным запискам по исполнению вышеуказанных
поручений губернатора Костромской области и его заместителей, поручений главы
Администрации города Костромы, данных на еженедельных совещаниях по
планированию работы Администрации города Костромы, поручений, изложенных в
резолюциях к служебным запискам по исполнению вышеуказанных поручений главы
Администрации города Костромы, осуществляет Отдел контроля и рассмотрения
обращений граждан Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
8.4.4.
Контроль за исполнением поручений губернатора Костромской области, его
заместителей, информация об исполнении которых направляется на постоянной,
регулярной основе в исполнительные органы государственной власти Костромской
области, осуществляют руководители соответствующих отраслевых (функциональных)
органов Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
8.4.5.
Контроль за исполнением поручений главы Администрации, данных на иных совещаниях
при главе Администрации, осуществляют заместители главы Администрации,
руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации, организовавшие
проведение совещания.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
8.4.6.
Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации осуществляет
контроль путем напоминания ответственным исполнителям о сроках исполнения
поручений, получения и анализа информации об исполнении поручений, проведения
мер упреждающего контроля, при необходимости - изучения состояния дел на месте.
8.4.7.
При осуществлении своих функций Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан
Администрации вправе запрашивать любую информацию, касающуюся хода выполнения
поручения, находящегося у него на контроле.
8.4.8.
Ответственный исполнитель не позднее чем за 2 рабочих дня до окончания
установленного срока исполнения поручения, представляет в Отдел контроля и
рассмотрения обращений граждан Администрации информацию о выполнении поручения
на бумажном носителе и в электронном виде.
8.4.9. Об
исполнении каждого поручения ответственным исполнителем готовится отдельное
письмо на имя лица, давшего поручение. Письмо должно содержать полную
информацию о выполнении всех вопросов, поставленных в поручении, а также
предложение либо о снятии поручения с контроля либо о переносе срока
исполнения.
8.4.10.
Письмо об исполнении поручения направляется на рассмотрение губернатора
области, его заместителей, главы Администрации города Костромы через Отдел
контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации. Отдел контроля и
рассмотрения обращений граждан Администрации регистрирует и ведет
делопроизводство указанных писем в порядке, установленном настоящей
Инструкцией.
8.4.11.
Решения губернатора Костромской области, заместителей губернатора Костромской
области, главы Администрации города Костромы о снятии с контроля или продлении
сроков исполнения поручений доводятся Отделом контроля и рассмотрения обращений
граждан до ответственных исполнителей.
9. Печати и
штампы Администрации
9.1.
Изготовление, учет, хранение
и уничтожение
печатей и штампов
9.1.1.
Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности
Администрации, производится по разрешению заместителя главы Администрации,
курирующего в соответствии с должностной инструкцией сферу правового и
организационного обеспечения Администрации.
9.1.2.
Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи
главы Администрации, а также лица, ответственные за использование указанных
штампов, определяются главой Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
9.1.3.
Изготовление нескольких печатей с идентичными наборами реквизитов не
допускается. При необходимости использования нескольких печатей с идентичными
наборами реквизитов каждой печати присваивается номер, который должен быть
виден на оттиске.
9.1.4.
Все изготовленные печати и штампы учитываются специалист по мобилизационной
работе и государственной тайне Администрации и выдаются под расписку
сотрудникам отраслевых (функциональных) органов Администрации, отвечающим за их
использование и сохранность.
9.1.5.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату
специалисту по мобилизационной работе и государственной тайне Администрации,
где они уничтожаются по акту.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
9.2.
Использование печатей и штампов
9.2.1.
Проставление оттисков печати осуществляется сотрудниками отраслевых
(функциональных) органов Администрации, отвечающими за их использование и
сохранность.
9.2.2. Об
утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность заместитель
главы Администрации, курирующий в соответствии с должностной инструкцией сферу
правового и организационного обеспечения Администрации.
9.2.3.
Контроль использования печатей и штампов возлагается на руководителей
отраслевых (функциональных) органов Администрации.
9.2.4.
Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности
обязан сдать их специалисту по мобилизационной работе и государственной тайне
Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
ЧАСТЬ ТРЕТЬЯ.
ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АДМИНИСТРАЦИИ
10. Номенклатуры
дел,
заводимых в
делопроизводстве Администрации
10.1. Порядок
составления номенклатур дел
10.1.1.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел,
заводимых в Администрации, отраслевых (функциональных) органах Администрации, с
указанием сроков их хранения, оформленный в порядке, установленном настоящей
Инструкцией.
10.1.2.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела,
систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой
для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
хранения, описей документов по личному составу, а также для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.3.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом
Администрации города Костромы, положениями об отраслевых (функциональных)
органах Администрации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,
перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за
предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности
Администрации, отраслевых (функциональных) органах Администрации, их виды,
состав и содержание.
10.1.4. В отраслевых (функциональных) органах Администрации
составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура
дел отраслевого (функционального) органа Администрации.
(п. 10.1.4 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.5.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября
текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с
Муниципальным казенным учреждением "Муниципальный архив города
Костромы" и подписывается руководителем структурного подразделения.
(п. 10.1.5 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.6.
Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных
подразделений при методической помощи Муниципального казенного учреждения
"Муниципальный архив города Костромы" (далее - Муниципальный архив).
(п. 10.1.6 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.7.
Сводная номенклатура дел отраслевого (функционального) органа Администрации
подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией отраслевого
(функционального) органа Администрации, рассматривается экспертной проверочной
методической комиссией Муниципального архива, в который передаются документы на
постоянное хранение, представляется на согласование экспертной проверочной
комиссии комитета по делам архивов Костромской области и утверждается (не
позднее конца текущего года) руководителем отраслевого (функционального) органа
Администрации.
(п. 10.1.7 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.8.
Сводная номенклатура дел отраслевого (функционального) органа Администрации
согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по делам архивов
Костромской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных
изменений в функциях и структуре отраслевого (функционального) органа
Администрации.
(п. 10.1.8 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.9.
После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения
отраслевого (функционального) органа Администрации получают выписки из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
(п. 10.1.9 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.10.
Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного
срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй экземпляр используется в
делопроизводстве в качестве рабочего. Третий экземпляр передается в Управление
организационной работы. Четвертый экземпляр передается в Муниципальный архив.
(п. 10.1.10 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.11.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается
руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации и вводится в
действие с 1 января следующего календарного года.
(п. 10.1.11 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.12. Вновь созданные отраслевые (функциональные) органы
Администрации или их структурные подразделения обязаны разработать номенклатуру
дел в месячный срок.
(п. 10.1.12 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.1.13.
Номенклатуры дел отраслевых (функциональных) органов Администрации, не
наделенных правами юридического лица, включаются в сводную номенклатуру дел
Администрации, которая составляется Управлением организационной работы
Администрации в порядке, установленном пунктами 10.1.4-10.1.12, подписывается начальником Управления
организационной работы, заместителем главы Администрации, курирующим в
соответствии с должностной инструкцией сферу правового и организационного
обеспечения Администрации и утверждается распоряжением Администрации не позднее
конца текущего года.
10.2. Реквизиты
и структура номенклатуры дел
10.2.1.
Номенклатура дел составляется по форме, установленной
приложением 14 к настоящей Инструкции.
10.2.2.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел отраслевого (функционального)
органа Администрации являются названия его структурных подразделений. В сводной
номенклатуре дел Администрации разделы располагаются в соответствии со штатным
расписанием Администрации.
(п. 10.2.2 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
10.2.3. В
номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые
участки работы Администрации, ее отраслевых (функциональных) органов.
10.2.4. В
номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.2.5. В
графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового
обозначения отраслевого (функционального) органа Администрации и порядкового
номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отраслевого (функционального)
органа. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
12-05, где 12 - обозначение отраслевого (функционального) органа Администрации,
05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре отраслевого
(функционального) органа Администрации.
10.2.6. В
номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел;
для переходящих дел индекс сохраняется.
10.2.7. В
графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок
дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав
документов дела.
10.2.8.
Не допускается употребление в заголовке дела шаблонных формулировок
("разные материалы", "общая переписка" и так далее), а
также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных
слов и сокращенных наименований государственных органов, органов местного
самоуправления, отраслевых (функциональных) органов Администрации, организаций.
10.2.9.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
а)
наименование вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности
документов (протоколы, приказы и так далее);
б)
наименование отраслевого (функционального) органа Администрации или его
структурного подразделения (автор документа);
в)
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы
(адресат или корреспондент документа);
г)
краткое содержание документов дела;
д) дата
(период), к которым относятся документы дела.
10.2.10.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных
последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин
"документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы,
списки, доклады и так далее).
Например:
Документы
о проведении семинаров, конференций по вопросам реформирования системы
жилищно-коммунального хозяйства на территории города Костромы (списки, доклады,
информации).
10.2.11.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу
она ведется.
10.2.12.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,
последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка
с медицинскими учреждениями о планировании работы на 2009 год.
10.2.13.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами,
последние не перечисляются.
Например:
Переписка
о награждении работников, присвоении почетных званий.
10.2.14.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется
только с ним.
Например:
Переписка
с Думой города Костромы по вопросам формирования бюджета города Костромы на
2010 год.
10.2.15.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц
учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных
административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их
конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка
с главами администраций муниципальных образований Костромской области по
вопросам благоустройства территорий.
10.2.16.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы
(населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка
с Учебным центром Всероссийского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела (город Москва) по вопросам подготовки кадров.
10.2.17.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается
период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые
планы финансовых мероприятий на 2008 год.
Годовые
статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта в 2008 году.
10.2.18.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий
заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома
(части), уточняющие содержание заголовка дела.
10.2.19.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен
соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
10.2.20.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры
дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их
взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию.
10.2.21.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
10.2.22.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
10.2.23.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его
отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или срок хранения дела,
согласованный с экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов
Костромской области.
10.2.24.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о
заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о
выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче
дел в другой отраслевой (функциональный) орган Администрации для продолжения и
прочее.
10.2.25.
Если в течение года в Администрации, в отраслевом (функциональном) органе
Администрации возникают новые документированные участки работы, не
предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь
заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
10.2.26.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о
количестве заведенных дел (томов).
11. Формирование
и оформление дел
11.1.
Организация формирования дел
11.1.1.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.1.2.
Дела формируются в отраслевых (функциональных) органах Администрации
децентрализованно, то есть в структурных подразделениях отраслевого
(функционального) органа Администрации.
(в ред. распоряжений
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от
25.03.2015 N 57-рг)
11.1.3.
Законченные делопроизводством документы помещаются в дела. Номер дела, в
которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с
номенклатурой дел.
11.1.4.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется служащим, ответственным
за ведение делопроизводства в отраслевом (функциональном) органе Администрации.
11.2. Правила
формирования дел
11.2.1.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
а)
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел
по номенклатуре;
б)
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел;
в)
раздельно группировать в дела документы постоянного срока хранения, временных
сроков хранения, документы по личному составу;
г)
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
д) в дело
не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
е) по
объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.
11.2.2.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2"
и так далее.
11.2.3.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
11.2.4.
Муниципальные правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с
относящимися к ним приложениями.
11.2.5.
Если во вводной части муниципального правового акта делается ссылка на
обращение юридического лица или гражданина в адрес Администрации или в адрес
отраслевого (функционального) органа Администрации, по рассмотрении которого
принимается данный правовой акт, то это обращение должно быть приложено к
оригиналу муниципального правового акта.
11.2.6. В
отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются
копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов
Правительства Российской Федерации, решений Костромской областной Думы,
постановлений губернатора Костромской области и администрации Костромской
области, департаментов Костромской области, решений Думы города Костромы,
постановлений и распоряжений Администрации.
11.2.7.
Постановления Администрации по вопросам местного значения и постановления по
кадровым вопросам формируются в отдельные дела.
11.2.8.
Приказы отраслевых (функциональных) органов Администрации по основной
деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
11.2.9.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению решений
Костромской областной Думы, постановлений губернатора Костромской области,
администрации Костромской области, актов департаментов Костромской области,
решений Думы города Костромы, постановлений и распоряжений Администрации (далее
- правовые акты), находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот
документ дело. Если дело на правовой акт не заводилось, то отчетные документы
подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
11.2.10.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в
разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в
соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого
документа.
11.2.11.
Документы коллегиальных органов группируются в два дела:
а)
протоколы и решения коллегиального органа;
б)
документы к заседаниям коллегиального органа.
11.2.12.
Утверждаемые акты являются неотъемлемой частью утверждающих актов и
группируются вместе с указанными документами.
11.2.13.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы
к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам
протоколов.
11.2.14.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы
группируются отдельно от проектов.
11.2.15.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
11.2.16.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Администрации,
отраслевых (функциональных) органов Администрации и все документы по их
рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным
вопросам.
11.2.17.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ
помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному
вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего
года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.3. Оформление
дел
11.3.1.
Дела отраслевых (функциональных) органов Администрации подлежат оформлению при
их заведении и по завершении года.
11.3.2.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,
брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
11.3.3.
Оформление дел проводится исполнителями, в обязанность которых входит заведение
и формирование дел.
11.3.4. В
зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
11.3.5.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу.
11.3.6.
Полное оформление дела предусматривает:
а)
оформление реквизитов обложки дела;
б)
нумерацию листов в деле;
в) составление
листа-заверителя;
г)
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
д)
подшивку или переплет дела;
е)
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.3.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по форме, установленной приложением
15 к настоящей Инструкции.
11.3.8.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
а)
наименование органа местного самоуправления - Администрация города Костромы;
б)
наименование отраслевого (функционального) органа Администрации
(фондообразователя), которое указывается полностью в именительном падеже;
в)
наименование структурного подразделения отраслевого (функционального) органа
Администрации в именительном падеже, которое указывается в соответствии с
утвержденной структурой органа;
г) номер
(индекс) дела по номенклатуре дел Администрации или отраслевого
(функционального) органа Администрации;
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
д)
заголовок дела - переносится из соответствующего отраслевому (функциональному)
органу раздела сводной номенклатуры дел Администрации;
е)
крайние даты дела (тома, части) - даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата
регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
Даты оформляются словесно-цифровым способом;
ж)
количество листов в деле;
з) срок
хранения дела.
11.3.9. В
целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,
включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи,
нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры
проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист
большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом
верхнем углу.
Документы
с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в
общем порядке.
Листы
дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или
части отдельно.
Фотографии,
чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в
левом верхнем углу.
Подшитые
в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным
номером каждое вложение в конверте.
Приложения
к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и
нумеруются отдельно.
11.3.10.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая
располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на
отдельном листе-заверителе дела, оформляемом по
форме, установленной приложением 16 к настоящей Инструкции. В заверительной
надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле,
особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому
подобное).
Заверительная
надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи,
должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке
дела в соответствии с итоговой надписью.
11.3.11.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным
в перечнях документов, образующихся в деятельности Администрации, отраслевого
(функционального) органа Администрации, с указанием сроков хранения.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
На делах
постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
11.3.12.
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по
описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Муниципальном архиве
черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных
описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов
Костромской области (до этого он проставляется карандашом).
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
11.3.13.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования
муниципального архива, в который будут передаваться дела.
11.3.14.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на
обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и
дополнения.
11.3.15.
Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного
сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной
документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя
опись документов дела.
Внутренняя
опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов,
заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Вопрос о
необходимости составления внутренней описи документов дела согласовывается с
Муниципальным архивом.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
форме, установленной приложением 17 к настоящей Инструкции, которая содержит
сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя
опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки
подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя
опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне
лицевой обложки дела.
11.3.16.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку
из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех
документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
11.3.17.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела
не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
12. Организация
архивного дела в Администрации
12.1.
Оперативное хранение документов
12.1.1. С
момента заведения и до передачи в муниципальный архив дела хранятся по месту их
формирования.
12.1.2.
Руководители отраслевых (функциональных) органов Администрации и служащие,
отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
12.1.3. В
целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах,
сейфах или в специально оборудованных помещениях в соответствии с номенклатурой
дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа
или сейфа.
12.1.4.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
12.1.5.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения
хранятся по месту их формирования в течение 5 лет, а затем сдаются в
Муниципальный архив.
12.1.6.
Выдача дел другим отраслевым (функциональным) органам Администрации
производится с разрешения руководителя отраслевого (функционального) органа
Администрации. Выдача дел служащим отраслевого (функционального) органа
Администрации для работы осуществляется служащим, отвечающим за
делопроизводство, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В
ней указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его
возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела
выдаются во временное пользование служащим на срок не более одного месяца.
После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
12.1.7.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с
разрешения главы Администрации, по актам.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
12.1.8.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных
случаях и производится с разрешения главы Администрации с оставлением в деле
заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
12.2. Хранение
документов в муниципальном архиве
12.2.1.
Документы Администрации, отраслевых (функциональных) органов Администрации
являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности
в порядке, установленном законодательством об архивном деле, подлежат
обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть
Архивного фонда Российской Федерации.
12.2.2.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к
муниципальной собственности, и документов долговременного (свыше 10 лет) срока
хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу,
их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение
образован муниципальный архив города Костромы.
12.2.3.
Функции муниципального архива города Костромы выполняет Муниципальное казенное
учреждение города Костромы "Муниципальный архив".
(п. 12.2.3 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
12.2.4.
Подготовка документов к передаче на хранение в муниципальный архив включает
работу служащих, ответственных за ведение делопроизводства отраслевых
(функциональных) органов Администрации, по проведению экспертизы ценности
документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о
выделении к уничтожению документов и дел.
12.3. Экспертиза
ценности документов
12.3.1.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их
ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для
включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
12.3.2.
Экспертиза ценности документов в отраслевых (функциональных) органах
Администрации на стадии делопроизводства проводится:
а) при
составлении номенклатуры дел;
б) в
процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
в) при подготовке
дел к передаче в муниципальный архив.
12.3.3.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в отраслевом
(функциональном) органе Администрации создается постоянно действующая
экспертная комиссия.
12.3.4.
Функции и права экспертной комиссии, а также организация их работы определяются
положениями, которые утверждаются приказом руководителя отраслевого
(функционального) органа Администрации. Положение об экспертной комиссии до его
утверждения подлежит согласованию с Муниципальным архивом.
12.3.5.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в отраслевом
(функциональном) органе Администрации осуществляется ежегодно непосредственно
служащими, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной
комиссией, под непосредственным методическим руководством Муниципального
архива.
12.3.6.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в
Муниципальный архив; отбор дел с долговременными сроками хранения и с пометкой
"До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в
структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
12.3.7.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней
документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел
Администрации или отраслевого (функционального) органа Администрации, путем
полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию
дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не
относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное
решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная
проверочная комиссия комитета по делам архивов Костромской области.
12.3.8.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а
также акты о выделении дел к уничтожению.
12.3.9.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и
раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
12.3.10.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела долговременного
(свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10
лет) хранения описи не составляются.
|
В
пункт 12.3.11 распоряжением Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг
внесены изменения, аналогичные изменениям, внесенным распоряжением Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг.
|
12.3.11.
В каждом отраслевом (функциональном) органе Администрации описи на дела
постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим
руководством Муниципального архива. По этим описям документы сдаются в
Муниципальный архив.
(в ред. распоряжений
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг, от
27.08.2013 N 309-рг, от
25.03.2015 N 57-рг)
12.3.12. Описи дел отраслевых (функциональных) органов
Администрации составляются по форме, установленной приложением 18 к настоящей
Инструкции, и представляются в Муниципальный архив не позднее чем через 5 лет
после завершения дел в делопроизводстве.
12.3.13.
Описательная статья описи дел отраслевого (функционального) органа Администрации
имеет следующие элементы:
а)
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
б) индекс
дела (тома, части);
в)
заголовок дела (тома, части);
г) дата
дела (тома, части);
д)
количество листов в деле (томе, части);
е) срок
хранения дела.
12.3.14.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
а) каждое
дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит
из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное
в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным
номером);
б)
порядок нумерации дел в описи - валовый;
в) графы
описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на
обложку дела;
г) при
внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью
заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами
"то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью
(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
д) графа
описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобного.
12.3.15.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись,
в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи,
первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности
нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
12.3.16.
Опись дел отраслевого (функционального) органа Администрации подписывается составителем
с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией отраслевого
(функционального) органа Администрации и утверждается руководителем отраслевого
(функционального) органа Администрации.
12.3.17.
Опись дел отраслевого (функционального) органа Администрации составляется в
трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Муниципальный
архив, второй остается в отраслевом (функциональном) органе Администрации,
третий экземпляр описи передается в экспертную проверочную комиссию комитета по
делам архивов Костромской области для рассмотрения и согласования.
12.3.18.
Отбор за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их
к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за
этот же период. Акт о выделении
документов к уничтожению составляется по форме, установленной приложением 19 к
настоящей Инструкции. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании
экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией отраслевого
(функционального) органа Администрации акты утверждаются руководителем
отраслевого (функционального) органа Администрации только после утверждения
экспертной проверочной методической комиссией Муниципального архива описей дел
постоянного хранения. После этого отраслевой (функциональный) орган
Администрации имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.
12.3.19.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всех структурных
подразделений отраслевого (функционального) органа Администрации. Название
каждого структурного подразделения отраслевого (функционального) органа
Администрации указывается в акте перед группой заголовков дел этого
подразделения.
12.4. Подготовка
и передача документов в Муниципальный архив
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы
от 15.02.2012 N
43-рг)
12.4.1. В
Муниципальный архив передаются дела с исполненными документами постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача
производится только по описям дел, утвержденным (документы постоянного
хранения) или согласованным (документы по личному составу) экспертной
проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области..
12.4.2.
Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
хранения передаются в Муниципальный архив по истечении установленного законодательством
срока временного хранения до передачи на постоянное хранение - через 5 лет
после их завершения в делопроизводстве.
(п. 12.4.2 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
12.4.3.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в отраслевых
(функциональных) органах Администрации, по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению в установленном порядке.
12.4.4.
Передача дел в Муниципальный архив осуществляется по графику, составленному
Муниципальным архивом, согласованному с руководителями отраслевых
(функциональных) органов Администрации и утвержденному постановлением
Администрации.
12.4.5. В
период подготовки отраслевыми (функциональными) органами Администрации
документов к передаче в Муниципальный архив служащими Муниципального архива
предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в
соответствии с номенклатурой дел отраслевого (функционального) органа
Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и
оформлении дел служащие отраслевого (функционального) органа Администрации
обязаны устранить.
12.4.6.
Прием каждого дела производится служащим Муниципального архива в присутствии
служащего отраслевого (функционального) органа Администрации, сдающего документы.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащего
Муниципального архива и служащего, передавшего дела.
(п. 12.4.6 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
12.4.7.
Утратил силу с 1 октября 2013 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг.
12.4.8. В
случае реорганизации или ликвидации отраслевого (функционального) органа
Администрации, его структурного подразделения служащий, ответственный за
ведение делопроизводства данного отраслевого (функционального) органа
Администрации, в период проведения ликвидационных (реорганизационных)
мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, производит их
упорядочение и передает их в Муниципальный архив, независимо от сроков
хранения. Передача дел осуществляется по утвержденным или согласованным экспертной
проверочной комиссией комитета по делам Архивов Костромской области описям дел.
(п. 12.4.8 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ.
ОСОБЕННОСТИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОТДЕЛЬНЫМ ВИДАМ ДОКУМЕНТОВ
13.
Делопроизводство по обращениям граждан
13.1. Прием и
регистрация письменных обращений граждан
13.1.1. В
Администрации в соответствии с федеральным законом рассматриваются обращения
граждан по предметам ведения главы Администрации и Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.1.2.
Письменные обращения граждан (далее в настоящем разделе - письма), адресованные
главе Администрации и заместителям главы Администрации, поступившие по почте, в
день их поступления передаются в Отдел контроля и рассмотрения обращений
граждан Администрации. Письменные обращения граждан, адресованные руководителям
отраслевых (функциональных) органов Администрации, регистрируются в порядке,
установленном настоящей Инструкцией в этом отраслевом (функциональном) органе
Администрации.
13.1.3.
Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится Отделом
контроля и рассмотрения обращений граждан с понедельника по четверг с 9 часов
до 13 часов и с 14 часов до 18 часов.
13.1.4.
При приеме письменных обращений непосредственно от граждан служащий Отдела
контроля и рассмотрения обращений граждан:
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
а)
проверяет правильность оформления обращения в соответствии со статьей 7
Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации";
б)
проверяет приложения к обращению (при наличии), снимает копии с подлинных
документов (оригиналы возвращает гражданину), скрепляет с письмом.
13.1.5.
По просьбе обратившегося ему выдается расписка с указанием даты приема
обращения, количества принятых листов и сообщается номер контактного телефона
для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых
экземплярах письма не делается.
13.1.6.
Поступившие письма регистрируются в течение трех дней с момента поступления.
Регистрационный штамп Отдела контроля и рассмотрения обращений граждан с
указанием регистрационного номера и даты регистрации ставится в правом нижнем
углу первого листа письма, либо в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.1.7.
Утратил силу с 1 октября 2013 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг.
13.1.8.
При поступлении повторных обращений подбирается переписка по предыдущим
обращениям. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения
истек установленный федеральным законом срок
рассмотрения или гражданин не согласен с принятым по его обращению решением.
13.1.9.
Регистрация писем производится в системе электронного документооборота
Администрации с составлением регистрационной карточки обращения.
В
регистрационной карточке обращения указывается:
а) дата
регистрации;
б)
регистрационный номер;
в)
фамилия и инициалы гражданина, направившего обращение;
г) адрес
гражданина, направившего обращение;
д) вид
обращения (предложение, заявление, жалоба);
е) способ
получения (почта, электронная почта, сайт Администрации, форум, личный прием
главы Администрации, заместителей главы Администрации, факс, передвижная
приемная главы Администрации города);
ж)
цифровой код в соответствии с тематическим классификатором обращений;
з)
краткое содержание обращения;
и)
источник-организация, номер и дата сопроводительного письма организации,
перенаправившей обращение в Администрацию по компетенции;
к)
адресат (глава Администрации города Костромы, первый заместитель главы Администрации,
заместитель главы Администрации);
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
л) автор
поручения (глава Администрации, заместитель главы Администрации, начальник
отдела контроля и рассмотрения обращений граждан Администрации);
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 08.05.2014 N 194-рг)
м)
плановая дата рассмотрения обращения;
н) текст
поручения по обращению;
о)
отметка о постановке обращения на контроль;
п)
исполнитель (отраслевой (функциональный) орган Администрации);
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 25.03.2015 N 57-рг)
р)
отметка о наличии промежуточного ответа с указанием даты;
с)
отметка об исполнении (с указанием даты);
т) анализ
ответа (меры приняты, удовлетворено, даны разъяснения, ответ не требуется).
(п. 13.1.9 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
13.1.11.
Поступившие посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей
обращения, отвечающие требованиям статьи 7 Федерального
закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации", рассматриваются в общем порядке. Обращения,
в которых указан только электронный адрес без указания обязательных реквизитов
обращения, не рассматриваются, за исключением тех, в которых изложена особо
важная информация.
13.1.12.
Анонимные письма - обращения граждан без указания данных, позволяющих
установить личность обратившегося, рассмотрению не подлежат. Если в них
содержится конкретная и важная информация, они могут быть направлены
должностным лицам, в чью компетенцию входит решение вопросов, затронутых в них.
13.1.13.
Журнал регистрации письменных обращений граждан формируется из ежедневного
регистрационного списка обращений.
13.2.
Направление писем на рассмотрение
13.2.1.
Зарегистрированные письма сортируются Отделом контроля и рассмотрения обращений
граждан по адресатам и передаются в электронном виде помощникам (консультантам)
соответствующих должностных лиц для рассмотрения и доклада главе Администрации
и заместителям главы Администрации.
13.2.2.
Резолюции об исполнении писем накладываются должностным лицом - адресатом
письма. Проект резолюции на обращениях, адресованных главе Администрации,
готовит помощник Главы или начальник Отдела контроля и рассмотрения обращений
граждан. Проект резолюции на обращениях, адресованных заместителю главы
Администрации, готовит помощник (консультант) заместителя главы Администрации.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.2.3.
Исполнение обращения и подготовка письменного ответа осуществляется в порядке,
установленном настоящей Инструкцией.
13.2.4.
Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить
заявителя для личной беседы, запросить дополнительные материалы и объяснения у
заявителя, иных лиц.
13.2.5. В
случае если, по мнению исполнителя, письмо содержит вопросы, решение которых не
входит в компетенцию данного отраслевого (функционального) органа
Администрации, исполнитель не позднее трех дней со дня поступления возвращает
письмо должностному лицу, подготовившему проект резолюции, указывая отраслевой
(функциональный) орган Администрации, в который, по его мнению, следует
направить письмо.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
Помощник
(консультант) заместителя главы Администрации ставит в известность Отдел по
работе с обращениями граждан об изменении исполнителя по обращению и резолюции
после ее переподписания.
(п. 13.2.5 в ред. распоряжения Администрации
города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.2.6.
Не разрешается передавать письма непосредственно из одного отраслевого
(функционального) органа Администрации в другой.
13.2.7.
Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов
политических партий и общественных объединений и иных организаций, письма с
просьбой о личном приеме должностными лицами рассматриваются в порядке,
установленном Федеральным законом от 2 мая 2006
года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации".
13.2.8.
При уходе в отпуск, переводе на другую работу или увольнении муниципальный
служащий Администрации обязан сдать все находящиеся у него на исполнении письма
лицу, его замещающему, либо служащему отраслевого (функционального) органа
Администрации, ответственному за работу с обращениями граждан.
13.3.
Рассмотрение обращений
13.3.1.
Письма рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письма Отделом
контроля и рассмотрения обращений граждан либо отраслевым (функциональным)
органом Администрации, если в резолюции срок рассмотрения не сокращен.
13.3.2.
Продление срока рассмотрения письма осуществляется в соответствии со статьей 12
Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации". Письмо с уведомлением гражданина,
направившего обращение, о продлении срока его рассмотрения готовит
ответственный исполнитель. Копия уведомления передается в Отдел контроля и
рассмотрения обращений граждан.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.3.3.
Исполненными считаются обращения, если рассмотрены все поставленные в них
вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы по
существу поставленных вопросов. В ответах на коллективные обращения
указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
13.3.4.
Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, со ссылками на
правовые акты. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует
указать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
13.3.5.
Ответы оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и
визируются руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации и
заместителем главы Администрации, в предметы ведения которого входит решение
вопросов, поставленных в обращении. Ответ готовится в количестве экземпляров,
на два экземпляра превышающем число адресатов.
13.3.6.
Ответ, согласованный в соответствии с Регламентом
Администрации города Костромы, должен быть подготовлен и направлен на подпись
должностному лицу - адресату обращения (иному уполномоченному лицу) не позднее
чем за три дня до окончания срока рассмотрения письма. В случае необходимости к
ответу прилагаются копии документов, подтверждающих изложенные сведения.
13.3.7.
Ответы, не соответствующие требованиям настоящей Инструкции, возвращаются
Отделом контроля и рассмотрения обращений граждан либо отраслевым
(функциональным) органом Администрации на доработку должностным лицам,
ответственным за делопроизводство.
(п. 13.3.7 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг)
13.3.8.
При утрате письма проводится служебное расследование, о результатах которого
информируется заместитель главы Администрации, курирующий в соответствии с
должностной инструкцией сферу правового и организационного обеспечения
Администрации.
13.3.9.
Исполненные письма хранятся в Отделе контроля и рассмотрения обращений граждан
либо в отраслевом (функциональном) органе в течение пяти лет со дня направления
ответа, после чего уничтожаются в порядке, установленном Инструкцией.
13.4. Контроль
рассмотрения обращений
13.4.1.
Контрольными функциями по исполнению обращений наделен Отдел контроля и
рассмотрения обращений граждан.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.4.2.
Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется лицами,
ответственными за работу с обращениями граждан в отраслевых (функциональных)
органах Администрации, в устной форме либо с помощью систем автоматизированного
делопроизводства.
13.4.3.
За пять дней до истечения срока исполнения Отдел контроля и рассмотрения
обращений граждан направляет в отраслевые (функциональные) органы Администрации
напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает.
13.5.
Особенности делопроизводства по обращениям
граждан,
поступившим в ходе личного приема
13.5.1.
Прием граждан главой Администрации, заместителями главы Администрации
организуется в порядке, установленном Регламентом
Администрации города Костромы.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.5.2.
Отдел по работе с обращениями граждан готовит список принимаемых граждан с
указанием поставленных ими вопросов и не позднее чем за 1,5 дня,
предшествующего дню личного приема, направляет его в отраслевые
(функциональные) органы Администрации для подготовки необходимой информации.
13.5.3.
На устное обращение, полученное в ходе приема граждан, заводится карточка
личного приема гражданина. Форма карточки
установлена Административным регламентом предоставления Администрацией города
Костромы муниципальной услуги по рассмотрению обращений граждан в Администрации
города Костромы.
(п. 13.5.3 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.5.4.
Регистрация карточек личного приема гражданина и занесение сведений,
содержавшихся в них, в систему автоматизированного документооборота
осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан. Срок регистрации
карточек личного приема - не позднее следующего дня после дня приема.
(п. 13.5.4 в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.5.5.
Отдел контроля и рассмотрения обращений граждан после оформления должностным
лицом резолюции об исполнении устного обращения передает исполнителям карточку
личного приема.
(в ред. распоряжения
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг)
13.5.6. В
случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются
очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия
гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в
карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ
по существу поставленных в обращении вопросов.
Приложение 1
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации города Костромы
|
к проекту
постановления (распоряжения) Администрации
города
Костромы/к проекту решения Думы города
Костромы/к
проекту договора "О ..."
|
Начальник
|
И.О. Фамилия
|
|
Первый заместитель главы
Администрации
|
И.О. Фамилия
|
|
Заместитель главы
Администрации
|
И.О. Фамилия
|
|
(Иное заинтересованное
лицо)
|
И.О. Фамилия
|
|
(Иное заинтересованное
лицо)
|
И.О. Фамилия
|
|
Начальник Правового
управления
|
И.О. Фамилия
|
|
Заместитель главы
Администрации
|
И.О. Фамилия
|
Приложение 2
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_________ N ________
Приложение 3
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_________ N ________
Приложение 4
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Администрации
города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
КАДРОВОЕ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_________ N ________
Приложение 5
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
главы Администрации
города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
первого
заместителя главы Администрации
_________ N ________
Приложение 6
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
Список изменяющих документов
|
главы
Администрации города Костромы
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КОСТРОМЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
заместителя
главы Администрации
__________________
N __________________
Приложение 7
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
Список изменяющих документов
|
Администрации
города Костромы
ГЛАВА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КОСТРОМЫ
___________________________________________________________
Советская ул.,
1, г. Кострома, Костромская обл., 156000.
Тел. (4942) 31-44-40; факс (4942) 31-39-32.
E-mail: gorod_kostroma@adm44.ru
______________
N ______________
На N _________ от
_____________";
Приложение 8
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Форма общего
продольного бланка
Администрации
города Костромы
Утратило
силу с 1 октября 2013 года. - Распоряжение Администрации
города Костромы от 27.08.2013 N 309-рг.
Приложение 9
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
Список изменяющих документов
|
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА
КОСТРОМЫ
Советская ул., 1, г.
Кострома, 156000
Тел. (4942)
31-21-91;
факс (4942)
31-39-32
Е-mail:
gorod_kostroma@adm44.ru
____________ N
_________________
На N _______ от
________________".
Приложение 10
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
N п/п
|
Наименование
документа
|
Кому отправлен
|
Исходящий N и
дата переписки
|
Дата получения
|
Ф.И.О. лица,
получившего документ
|
Расписка в
получении
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
Приложение 11
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
Список изменяющих документов
|
(распоряжений)
Администрации
города Костромы
Ознакомлен
глава
Администрации города Костромы
_________________
И.О. Фамилия
"____"
__________ 20___ г.
ИНФОРМАЦИЯ
о ходе
исполнения постановления (распоряжения)
Администрации
города Костромы
от __________ N
_______
"О
__________________________________"
Срок
исполнения: _________
Ответственный
исполнитель: ____________
|
Содержание
пункта, находящегося на контроле
|
Сведения об
исполнении
|
Примечание
|
|
|
|
|
Заместитель главы
Администрации подпись расшифровка подписи
Дата
Руководитель отраслевого
(функционального)
органа подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение 12
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
Список изменяющих документов
|
постановления
(распоряжения) Администрации города Костромы
Снято с контроля
глава
Администрации города Костромы
_________________
И.О. Фамилия
"____"
__________ 20___ г.
ИНФОРМАЦИЯ
об исполнении
постановления (распоряжения)
Администрации
города Костромы
от __________ N
_______
"О
__________________________________"
Срок
исполнения: _________
Ответственный
исполнитель: ____________
|
Содержание
пункта, находящегося на контроле
|
Сведения об
исполнении
|
Примечание
|
|
|
|
|
В связи с
тем, что постановление (распоряжение) Администрации города Костромы от
_________ N _______ "О ____________________" исполнено, прошу снять
его с контроля.
Заместитель главы
Администрации подпись расшифровка подписи
Дата
Руководитель отраслевого
(функционального)
органа подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение 13
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
|
Список изменяющих документов
|
(распоряжения)
Администрации города Костромы
Срок продлен
глава
Администрации города Костромы
_________________
И.О. Фамилия
"____"
__________ 20___ г.
ИНФОРМАЦИЯ
о переносе
сроков исполнения постановления (распоряжения)
Администрации
города Костромы
от __________ N
_______
"О
__________________________________"
Срок
исполнения: _________
Ответственный
исполнитель: ____________
|
Содержание
пункта, находящегося на контроле
|
Сведения об
исполнении
|
Примечание
|
|
|
|
|
В связи с
тем, что _______________________________________________, прошу продлить срок
выполнения контролируемого постановления (распоряжения) до ___________.
Заместитель главы
Администрации подпись расшифровка подписи
Дата
Руководитель отраслевого
(функционального)
органа подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение 14
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Администрация города
Костромы
Наименование отраслевого
(функционального) органа
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Наименование должности
00.00.0000 N
______ руководителя отраслевого
(функционального) органа
город Кострома
_________ ______________
подпись расшифровка
подписи
На ________________
год Дата ________________
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во ед. хр.
|
Срок хранения
и N статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
Название
раздела
|
||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
лица, ответственного за
делопроизводство
__________ ___________________
подпись расшифровка
подписи
Дата
_______________________
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за
архив)
СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО
Протокол
ЭК Протокол ЭПК муниципального архива
от _________ N
_______ от ____________ N ___________
Итоговая запись о
категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в отраслевом
(функциональном) органе Администрации города Костромы
|
По срокам
хранения
|
Всего
|
В том числе:
|
|
|
|
|
переходящих
|
с отметкой
"ЭПК"
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Постоянного
|
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет)
|
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно)
|
|
|
|
|
ИТОГО:
|
|
|
|
Наименование должности
лица, ответственного за
делопроизводство
__________ ___________________
подпись расшифровка
подписи
Дата _______________________
Итоговые сведения
переданы в архив.
Наименование должности
передавшего
сведения __________ ________________________
подпись расшифровка
подписи
Дата ___________________
Формат А4 (210 х
297 мм)
Приложение 15
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
┌───────────────────────────┐
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
│ │
└───────────────────────────┘
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ
АРХИВ ГОРОДА КОСТРОМЫ
Администрация
города Костромы
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(Наименование
отраслевого (функционального) органа Администрации,
его структурного подразделения)
ДЕЛО N _______
ТОМ N _______
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
__________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _____ листах
Хранить _______
┌──────────────┐
│Ф. N ________
│
┌───────────────────────────┐
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
│
└───────────────────────────┘
Формат С4 (230 х
320 мм)
Приложение 16
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
ДЕЛА N ______
В деле подшито и
пронумеровано ___________________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов
__________________________________________________;
пропущенные номера листов
________________________________________________
+ листов внутренней описи
________________________________________________
|
Особенности
физического состояния и формирования дела
|
Номера листов
|
|
1
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
работника
__________ _______________________
подпись (расшифровка подписи)
Дата ___________________
Приложение 17
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела
N _____
|
N п/п
|
Индекс
документа
|
Дата документа
|
Заголовок
документа
|
Номера листов
ед. хр.
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого
_________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов
внутренней описи _______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица,
составившего внутреннюю
опись
документов
дела ___________ _______________________
подпись расшифровка
подписи
Дата ___________________
Формат А4 (210 х
297 мм)
Приложение 18
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Администрация города
Костромы
Наименование отраслевого
(функционального) органа
Фонд N
_____ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
___________ _____________________________
дел постоянного
хранения (наименование должности
руководителя отраслевого
(функционального) органа)
за
───────────
год
──────────
────────────────
(подпись) (расшифровка
подписи)
Дата ________________
|
Название
раздела (структурного подразделения организации)
|
|||||
|
N п/п
|
Индекс дела
|
Заголовок дела
|
Крайние даты
|
Кол-во листов
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел
описи внесено ______________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с N _________________ по
N _________________________________, в том числе:
литерные номера:
________________________________________________________,
пропущенные номера:
______________________________________________________
Наименование должности
составителя
описи ___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за
архив) ___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата ___________________
УТВЕРЖДЕНО
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного
учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ______________ N
_______ от ________________ N _______
Приложение 19
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ N
_________ _____________________________
(наименование должности
руководителя организации)
_______________________
(место
составления) __________ _______________
о выделении к
уничтожению (подпись) (расшифровка
документов, не
подлежащих подписи)
хранению
Дата ________________
На основании
_____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
__________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению
как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое
значение документы фонда N _______________________
(название
фонда)
|
N п/п
|
Заголовок дела
или групповой заголовок документов
|
Крайние даты
|
Номера описей
|
Индекс дела по
номенклатуре или N дела по описи
|
Кол-во ед. хр.
|
Сроки хранения
и номера статей по перечню
|
Примечание
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого
_____________________________________ ед. хр. за ______________ годы
(цифрами и
прописью)
Описи дел постоянного
хранения за __________ годы утверждены, по личному
составу согласованы с ЭПК
________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от
________________ N ____________)
Наименование должности
лица,
проводившего экспертизу
ценности
документов ___________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата ___________________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ______________ N
_______
Документы в количестве
__________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом ___________ кг
сданы в _____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по
приемо-сдаточной накладной от ______________ N _________
Наименование должности
работника,
сдавшего
документы _________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата ___________________
Изменения в учетные
документы внесены.
Наименование должности
работника
архива, внесшего
изменения в учетные
документы __________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата ___________________
Приложение 20
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Форма
регистрационно-контрольной карточки
письменного
обращения
Утратило
силу с 15 февраля 2012 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг.
Приложение 21
к Инструкции по
делопроизводству
в Администрации
города Костромы
Форма карточки
личного приема гражданина
Утратило
силу с 15 февраля 2012 года. - Распоряжение
Администрации города Костромы от 15.02.2012 N 43-рг.